Portal de terceras partes. ¿Qué es y por qué lo necesita?

Portal de terceras partes

La dinámica actual de las organizaciones es contar, cada vez más, con contratistas y proveedores externos, especializados en ciertas materias, que realizan ciertos procesos en la organización, ya sean estén integrados en su cadena de valor o sean procesos auxiliares y de apoyo. Esta dinámica, obviamente, requiere que la organización ejerza más control sobre sus contratistas. Este control deberá ser más férreo cuanto más cerca esté del producto o servicio final percibido por el cliente.

¿Qué es o qué son los portales de terceras partes?

Los portales de terceras partes o ambientes externos, son esencialmente herramientas que nacen desde la búsqueda que tienen las organizaciones por satisfacer diversos requerimientos de productos o servicios que eventualmente suelen llegar a ser tercerizados o subcontratados, donde organizaciones externas se encargan de establecer relación con un contratista con el fin de entregar servicios o productos bajo requerimientos propios del contratante. La necesidad de vincular terceras partes en las organizaciones, es cada vez más relevante y necesaria en cualquier organización, con el fin de completar sus cadenas de abastecimiento y de esta manera ofrecer los servicios o productos propios de la empresa, por ende, se deben determinar ciertos requerimientos de cumplimiento para que exista una vinculación de tercera parte durante todo el ciclo de vida de los contratistas o terceros (proveedores). Por tal razón, los portales de estas partes subcontratadas lo que buscan es permitir que dichas partes puedan hacer una “autogestión”. Esta suele estar guiada por tecnologías de la información y de la comunicación conocidos como software de gestión.

¿Por qué utilizar los portales de terceras partes o autogestión?

Como lo mencionamos anteriormente, los portales de terceras partes, pretenden facilitar la gestión de vinculación, consulta de información, respuesta a requerimientos, entre otros. Siendo estos unos esquemas diversos, flexibles y con altos estándares de calidad. Para que un sistema de autogestión o portal de terceras partes sea efectivo, es necesario conocer unos aspectos claves en la atención del requerimiento de portal como necesidad y su propio desempeño como respuesta a esta necesidad. Para tal fin, es fundamental definir muy bien el modelo de automatización que se requiere, considerando variables del tipo:

• Tipos de usuarios del portal.
• Cantidad de usuarios.
• Clasificación del usuario final (Categorías).
• Estandarización de requerimientos específicos de acuerdo a la labor.
• Compromiso por parte del usuario.
• Evaluaciones de desempeño.

Los portales de terceras partes, no solamente son utilizados como un software de autogestión para la vinculación de un externo a la organización, sino que además pretende facilitar la consulta de diversos tipos de documentos públicos y que son de interés para diversos grupos o stakeholders, que en su contexto externo deben mantenerse al tanto del comportamiento de la organización. Por otra parte, estos portales suelen ser herramientas muy útiles en tiempos de auditorías para la accesibilidad de agentes externos que quieran involucrarse en el proceso evaluativo sin necesidad de ingresar directamente a la compañía.

Software HSE gestión de contratistas

Para que todo este proceso sea más eficaz y el control sobre los contratistas sea más eficaz , las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del SGSST, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas. Mediante ellas se facilita la consecución de dicho desarrollo garantizando la aplicación de la misma.