Tips a tener en cuenta para la gestión del cambio en HSE

Gestión del cambio

La gestión del cambio constituye un proceso fundamental en la actualidad de las organizaciones, ya que propende por la adaptación exitosa de la misma a las variaciones que se presentan en los temas relacionados con la salud, seguridad y medio ambiente, entre otros. Contar con una adecuada gestión del cambio en las organizaciones establece un factor de éxito para mantener la productividad de sus colaboradores, permitirle la continuidad en el mercado y la consecución de dividendos para la misma. A nivel global la variabilidad de los temas ambientales y de seguridad y salud en el trabajo son la constante, como evidencia de ello la nueva realidad que se generó  a partir de una pandemia , que ocasiono cambios en las metodologías de trabajo y por ende un mayor nivel de probabilidad y de impacto en  riesgos  relacionados con la salud mental en los trabajadores, por ejemplo trastornos  afectivos  como consecuencia del confinamiento al que se ven abocados y el cambio de las dinámicas sociales,  los cambios en las condiciones climáticas con impacto mundial como el derretimiento de las capas de hielo en Groenlandia y la Antártida,  la llegada de las arenas del Sahara  al continente americano,  entre otros  eventos . Dada su importancia, las normas ISO 14001:2015 en el numeral 8.1. Planificación y control operacional y la ISO 45001:2018 en el numeral 8.1.3 Gestión del Cambio nos hablan acerca de que las organizaciones deben realizar una planeación respecto de los cambios, se deben establecer mecanismos de verificación y crear las acciones necesarias para dar respuesta a los mismos. A continuación, compartimos algunos consejos (tips):

• Determinar una metodología: puede ser a través de la creación de un procedimiento para la identificación, aprobación e implementación de los cambios, es decir identificar las etapas que se generan para esa gestión del cambio, estableciendo responsabilidades, tiempos de análisis y respuesta en cada una de ellas.
• Realizar una priorización: es factible que en una organización se identifique más de un cambio que se pueda o deba realizar, por ello es importante determinar los de mayor importancia, estos pueden corresponder a aquellos que estén alineados con las necesidades actuales de la organización y de las partes interesadas.
• Documentar el cambio: puede ser a través de un formato y /o software específico, dónde quede la evidencia de la gestión, dicho formato puede incluir datos como el objetivo del cambio, quién lo propone, la necesidad o evento que origina el cambio, fechas de ejecución, lo que se desea lograr (meta), Responsables, actividades y seguimientos de las mismas, una de las metodologías utilizadas en estos casos es la de 5W2H:
  • What (¿Qué?):  Que es lo que se quiere hacer.
  • Why (¿Por Qué?):  cuál es el origen o la necesidad que ocasiona el generar el cambio.
  • When (¿Cuándo?): los plazos de ejecución, fecha de inicio y fecha final.
  • Where (¿Dónde?): el alcance que va a tener el cambio, en que procesos, lugares, etc.
  • Who (¿Quién?): los responsables de las etapas y actividades para llevar a feliz término la implementación del cambio.
  • How (¿Cómo?): los pasos, actividades, tareas que se proponen para lograr el cambio.
  • How much (¿Cuánto?): el costo, tiempo a invertir g, de recursos económicos entre otros.
• Medir el avance: hacer seguimiento, medir el avance de la implementación del mismo, pueden establecerse indicadores para tal fin, de esta manera se identifican posibles barreras antes de la fecha de cumplimiento.
• Empleo de la tecnología: Es de vital importancia que las empresas cuenten con plataformas tecnológicas que permitan contar con la información de manera oportuna, que faciliten el control y la gestión de los procesos, el seguimiento en tiempo real de las operaciones, y por tanto el seguimiento a la consecución de los objetivos de la misma, plataformas que ayuden a las comunicaciones aportando a la sinergia en la organización.
• Hacer partícipe a los colaboradores: compartir la información a los interesados en todos los niveles de la organización acerca de los cambios planificados y cómo contribuye cada uno de ellos a la implementación de los mismos, permitiendo el intercambio de opiniones que aporten al logro de la meta planteada para cada cambio.
• Identificar dónde se presenta resistencia al cambio: es natural que se presente resistencia al cambio en algunos casos en personas o grupos con un alto grado de influencia en la implementación de los mismos, por ello se hace indispensable trabajar con estas personas para lograr acuerdos.
• Tomar acciones: sobre los cambios no planificados, establecer un plan de acción que permita dar respuesta a los mismos logrando la menor afectación posible a la organización.
• Ser Flexibles: si bien en la organización se establecen unos objetivos estratégicos, específicos, etc. y el cómo lograr los mismos, dada la naturaleza del cambio, en mayor medida de aquellos cambios que no estaban planificados, se debe ser flexible y adaptarse a los nuevos desafíos, sobre estos plantear nuevas formas para la consecución de los objetivos a mediano y largo plazo.

Estos tips ayudaran a las organizaciones para el proceso de gestionar los cambios sea mucho más sencillo y exitoso.

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