Mejores prácticas para implicar al contratista en nuestro sistema HSE

Sistema HSE

Si bien los contratistas tienen relaciones laborales de forma temporal con las organizaciones contratantes, mientras estos se encuentren relacionados con la misma también existen responsabilidades frente al cumplimiento de la normatividad interna y lo vinculado con los sistemas de gestión, sea el sistema de Salud, Seguridad y medio ambiente o cualquier otro sistema de gestión y cumplimiento con los que cuente la misma, estas responsabilidades deben estar incluidas en el proceso de selección y contratación.     En este sentido para lograr que los contratistas estén involucrados en el sistema de Salud, Seguridad y medio ambiente, su participación debe estar concebida desde el diseño y la planificación del sistema, de tal forma que los contratistas también estén involucrados en la gestión del mismo, al respecto existen varios aspectos sobre los cuales deben estar enterados y realizar gestión, estos son:

• Competencia: como en toda norma, uno de los primeros requisitos es garantizar que el personal y en este caso los contratistas cuenten con las habilidades, aptitudes y actitudes requeridas para el desempeño de la labor, si bien esa garantía debe estar dada desde la empresa a la que pertenece el contratista, de parte de la empresa contratante debe realizarse una verificación de ese cumplimiento.
• Los contratistas hacen parte del contexto de la organización por ello es necesario tener plenamente identificados los intereses de los mismos para determinar cuales de estos pudieran llegar a ser requisitos legales que deberán estar incluidos en la contratación misma.
• Difusión de política (s): debe darse a conocer la política en materia de HSE y se debe garantizar que esté siempre disponible para la consulta de los contratistas, adicional a garantizar que está sea comprendida por parte de los mismos.
• Mecanismos para poder realizar consultas y participar del sistema: en este sentido juega un papel muy importante los medios con los que las organizaciones cuentan para dar a conocer la información, por ejemplo los sistemas de gestión HSE automatizados en plataformas tecnológicas con niveles de acceso adecuados a las necesidades de cada usuario y dónde este último tiene la información de primera mano para estar enterado, las sesiones de capacitación, las reuniones y todos los espacios institucionales en los que el contratista puede tener participación son claves para la consulta y participación del mismo.
• Identificación y evaluación de peligros: la organización contratante debe realizar la identificación evaluación de peligros que se derivan de las actividades que los contratistas desempeñan en la organización y que pueden tener un impacto sobre la misma, los trabajadores o cualquier parte involucrada, adicional se debe informar al contratista acerca de los peligros identificados, el impacto que estos tienen en caso de que se materialicen, cuales son las medidas para dar respuesta a los mismos (Aplicación adecuada de procedimientos, uso de elementos de protección personal)
• Evaluar periódicamente: para todos los puestos de trabajo sean desempeñados por personal interno o por contratistas existen métricas de medición del desempeño, por ello es muy importante que se establezca un periodo en el que se revisen los mismos, de cara al contratista puede verse como una evaluación de los servicios que ha prestado en la cuál y frente a criterio que se han definido y comunicado con antelación , se define una calificación y con base en los resultados obtenidos en la misma, establecer bien sean los planes de acción por parte del contratista para mejorar los aspectos en los que se encontraron debilidades, o en última instancia la toma de decisión de no contratar los servicios nuevamente con esa organización.
• Gestionar feedback: es importante que también de manera periódica y sobre las actividades que implican la participación de los contratistas, se pueda recibir la retroalimentación de los mismos con el fin de identificar posibles oportunidades de mejora que puede aportar y evaluar las mismas para determinar si es pertinente la implementación de alguna de ellas.

  Al igual que en cualquier sistema de gestión el nivel de compromiso y participación se irradia desde la alta dirección hacia todas las personas en la organización, lo que a su vez se convierte en cultura organizacional, en este sentido si deseamos que los contratistas participen activamente del sistema HSE dependerá en gran medida también del grado de compromiso y participación que demuestren las personas en la organización.

Software HSE

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