Software de gestión SST frente a hojas de cálculo, ¿cuál deberías elegir?

Muchas organizaciones aún no contratan un software de gestión SST, entre otras razones por los costes. Las hojas de cálculo son gratuitas, o eso creemos, y un software de gestión SST con normalidad tiene un coste, que puede variar según el tipo de licencia o solución tecnológica HSE. Desglosemos un poco esta información: Excel, que es la hoja de cálculo por excelencia, no es gratuita. Por supuesto, la posibilidad de pagar una licencia, y utilizar la aplicación para múltiples propósitos, le otorga una ventaja competitiva en cuanto a coste. Por otra parte, un software de gestión SST, basado en la nube, tiene un coste tan asequible, que, teniendo en cuenta los beneficios que aporta, vale la pena entrar a considerar, incluso cuando se compara con el de una hoja de cálculo. Así es que convendría analizar el tema desde otro punto de vista: qué puede hacer un software de gestión SST y qué no puede hacer una hoja de cálculo como Excel. Establezcamos esta comparativa para poder obtener una conclusión.

Software de gestión SST vs Hoja de Cálculo – Lo que no puede hacer una Hoja de Cálculo

Las hojas de cálculo son herramientas muy versátiles. Es una de las herramientas ofimáticas más utilizadas en todo el mundo. Almacenar listas de datos, realizar presupuestos, diseñar sofisticadas hojas en las que se realizan de forma automática complejas operaciones matemáticas, son algunas de las fortalezas que convierten a Excel en el producto número uno en su segmento. De forma generalizada, sabemos qué es y qué puede hacer una hoja de cálculo. Pero ¿qué no puede hacer? Veamos:

Recopilar datos en cualquier lugar

Tendremos problemas para incorporar registros en una hoja de cálculo, si intentamos acceder a ella desde un teléfono móvil o desde una tableta con sistema operativo Android. Son dos los problemas que se presentan: la visualización de la hoja en una pantalla de tamaño diferente a la de PC o Laptop, y la dificultad para incorporar la información en una determinada celda. La solución llevar siempre un ordenador portátil, lo que puede representar un riesgo en determinados lugares, o registrar temporalmente la información en papel, para luego trasladarla a Excel, con el predecible riesgo de error humano en la transcripción.

Emitir alertas

Con una hoja de cálculo podemos hacer que se muestren algunas celdas en un color diferente, si asignamos la configuración para que lo haga cuando se cumpla una determinada condición. Es lo más cercano que podemos tener a una alerta o un aviso automático. Excel nunca nos avisará, ni siquiera con una alarma sonora, sobre un vencimiento, sobre un indicador en rangos que predicen un riesgo inminente, o sobre una o varias tareas inconclusas. Por supuesto, sabemos que un software de gestión SST puede emitir la alerta y enviar notificaciones por correo electrónico a tantas personas como se requiera, además de alertar por otros medios.

Analizar datos

Las hojas de cálculo son herramientas diseñadas para realizar operaciones matemáticas, y realizar un primer nivel de procesamiento de la información. Aunque tiene la capacidad para graficar y mostrar tablas, el análisis y la evaluación de la información, y aún más, las conclusiones, le corresponden al usuario. Por supuesto no podemos esperar informes sobre tendencias, puntos críticos, KPIs, métricas… Esto es algo que puede hacer un software de gestión SST que incorpora paneles de datos, y presente información actualizada en tiempo real.

Entregar informes inmediatos

Las hojas de cálculo no producen informes. Esto lo hace un ser humano en asocio con un procesador de texto. Por supuesto, el informe se realiza cuando se presume que se presenta un problema, y elaborarlo requiere un análisis previo de la información, transcripción a un procesador de texto, elaboración de gráficos y tablas explicativas, conclusiones, recomendaciones… Para cuando el informe esté listo, es probable que sea demasiado tarde. Los proveedores de software SST han previsto estas situaciones y ofrecen entre sus funcionalidades informes inmediatos para la toma de decisiones, que no requieren preparación. De hecho, los informes se pueden producir de forma automatizada ante la presencia de señales que indiquen la necesidad de ellos.

Garantizar la trazabilidad de la información

La seguridad de la información no es una característica de las hojas de cálculo. Cualquier persona puede ingresar, modificar la información y guardar la nueva versión de la hoja, sin que se sepa por qué lo hizo y si fue una acción correcta o no. Esto, además de los problemas de seguridad que plantea, no permite conservar registros históricos de la gestión, lo que impide establecer tendencias, identificar puntos críticos y otras funcionalidades que sí se obtienen con un software de gestión SST.

Conclusión

Aunque las hojas de cálculo son herramientas muy valiosas en muchas áreas de una organización, su propensión hacia el error humano las convierten en un riesgo cuando son utilizadas para gestionar la Seguridad y Salud en el Trabajo. Pero también dificultan el acceso oportuno a información de calidad, no producen informes automáticos, requieren mucho trabajo y actividades de reproceso, no permiten hacer seguimiento a los cambios y no es posible conservar una pista de auditoría para la evaluación de la gestión.

Software de gestión SST frente a hojas de cálculo

Con la información recibida, podemos hacer una comparativa esquemática para tomar una decisión.

	Hojas de Cálculo	Software de gestión SST
Entrada de datos	El personal pasa horas ingresando datos de forma manual. Los errores son frecuentes.	Los datos se pueden importar de otros sistemas de forma automática.
Cálculos	Cada fórmula debe ser diseñada y la modificación implica extrema dificultad.	Almacena fórmulas en una biblioteca con capacidad de búsqueda. Es fácil realizar cambios que quedan registrados con la fecha, la hora y el usuario.
Análisis e informes	Recopilar datos para informes puede llevar días o semanas.	Crea informes completos, con diferentes formatos, en pocos segundos.
Trazabilidad de la información	Todos los usuarios pueden cambiar la información, voluntaria o involuntariamente.	Mantiene una pista de auditoría completa. Todas las acciones son registradas y sabemos quién la efectuó, la fecha y la hora.
Costes	El producto tiene un coste pero usualmente ya está instalado en todos los ordenadores.	Con la computación en la nube, se prescinde de costes de instalación, mantenimiento y actualización. Se paga por los módulos que se utilicen y los costes son sorprendentemente bajos.
Capacitación y entrenamiento	Aunque la mayoría de las personas lo conocen, pocos tienen el conocimiento para acceder a las funcionalidades más interesantes.	Son productos intuitivos y muy fáciles de usar. Sin embargo, el proveedor proporciona la debida capacitación.

Software HSETools

El Software HSETools es la solución modular más completa del mercado para la gestión de la salud ocupacional en todo tipo de organizaciones. Su esquema modular permite a la organización invertir tan sólo en lo que considere que necesita para optimizar su gestión. Gestión de documentos, gestión de personas, vigilancia de la salud, planes de acción HSE, programas HSE, gestión de contratistas, Inspecciones y checklists, gestión de incidentes y accidentes, gestión de riesgos, permisos de trabajo, requisitos legales y preparación y respuesta ante emergencias, son algunos de los módulos que conforman esta innovadora herramienta tecnológica. Regístrese en la próxima DEMO online.