Como comunicar al contratista los resultados de la evaluación HSE

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Contratista

Importancia de la Comunicación

La comunicación es una forma de expresión de nuestras necesidades y del entendimiento que podamos tener unos a otros, por ende, es el ente fundamental en toda organización, más aún si hablamos de comunicar un requerimiento a una empresa externa o contratista. En el caso de las organizaciones, es necesario tener bien definidos nuestros canales de comunicación, estas pueden ser a través de reuniones, llamadas, la página web, una intranet, una nube, etc., esto dependerá de la organización, con el contratista tradicionalmente se realiza las comunicaciones a través de reuniones, por medio de una plataforma o por medio del correo electrónico. Inclusive las normas internacionales ISO tienen un apartado especial para la comunicación de modo que la información de riesgos, aspectos ambientales, cambios del sistema, entre otros llegue a todos los trabajadores de forma oportuna, además de tener una retroalimentación activa de los trabajadores y ellos puedan ser parte crucial del desenvolvimiento del sistema de gestión, es importante indicar que la norma ISO requiere que la empresa indique explícitamente los siguientes puntos de su sistema de gestión:

Qué se va a comunicar.
Quién comunicará
Cuando se comunicará.
A quien comunicar
En qué idioma se comunicará.

¿Por qué se le debe comunicar al contratista los resultados de la evaluación HSE?

Es importante comunicar a los contratistas los resultados finales de su evaluación HSE, ya que estos resultados de desempeño permitirán la mejora del sistema de gestión del contratista y por ende la capacidad de evitar cualquier incidente no deseado para los dos entes involucrados, ya que la prevención es un trabajo en conjunto, cualquier incidente que ocurra al contratista perjudicará también al cliente. Entre los beneficios de comunicar los resultados al contratista de evaluación HSE tenemos:

Tener un mejor control de su personal
Observar sus puntos de mejora.
Corregir actos o condiciones subestándares que pueda tener en el desarrollo de sus actividades.
Mejorar en el cumplimiento de sus metas trazadas.
Mejorar su imagen como empresa, y su compromiso con la seguridad y salud en el trabajo.
Demostrar su compromiso con el medioambiente.
Evitar repetición de accidentes o incidentes, a través de la investigación y/o acciones correctivas desplegadas.
Permitirá observar su grado de cumplimiento frente a las solicitudes de su cliente.

La manera en como se le comunica al contratista puede ser de diferentes formas, como por ejemplo en una reunión conjuntamente con otros contratistas y tenerlos por orden de mérito con una ceremonia de premiación a los primeros puestos, mediante una reunión con cada contratista indicándoles sus puntos a mejoras y sus fortalezas, mediante un informe final de desempeño de HSE, mediante una plataforma o aplicativo que indique los porcentajes de cumplimientos en diferentes aspectos, entre otras formas. La idea es poder dar a conocer al contratista cual es la perspectiva de la empresa hacia ellos, su grado de cumplimiento y sus puntos de mejora.

Beneficio de la retroalimentación del contratista

Una vez realizada la comunicación al contratista en lo que respecta su desempeño HSE, se puede solicitar una retroalimentación al contratista para que nos indique que puntos positivos observo de nuestra gestión, la facilidad con la que pudo acoplarse a la metodología de evaluación HSE, la capacidad para comunicarse con el personal designado del cliente, para indicar alguna acto, condición insegura o alguna incidencia ambiental, entre otras consultas de modo que podamos tener una visión de cómo se ve desde afuera nuestro sistema de gestión. Esto es muy importante ya que diversos estudios indican que la mayor causa de accidentes son realizados por actos inseguros de los trabajadores, es decir por falta de seguimiento de algún procedimiento o instructivo de trabajo, por uso de equipos sin previa revisión y/o autorización, por ingreso a áreas no permitidas, por desconocimiento de formas de reportar, entre otros, además de estos actos inseguros la mayoría se dan por factores personales, como distracción, poco entendimiento del proceso, etc., y si es que no hay una correcta comunicación de las necesidades y un canal de comunicación establecido, esto no permitiría que fluyan las acciones de la mejor manera. Una comunicación eficaz permitirá dar a conocer el medio de trabajo y todas las circunstancias que lo rodean, permitiéndoles conocer los posibles riesgos, su gravedad y las medidas de protección y prevención adoptadas para mitigarlos.

Software HSE

Software HSE es modular, parametrizable y se adapta a las necesidades de las organizaciones. Ofrece un conjunto de soluciones para la gestión de las diferentes necesidades que pueda tener en su sistema HSE. El Software HSE agiliza los procesos a su forma de operar, por eso se consigue reducir los tiempos invertidos a esta gestión y es posible emplearlos para dar valor a sus trabajadores y contratistas. Con esta solución tecnológica, en una organización, nunca había sido tan fácil evaluar, observar y gestionar los actos potencialmente inseguros en materia de HSE. Si quiere más información, no dude en probar una demo gratuita.