Importancia de una buena gestión de inventarios de EPPS

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Gestión de inventarios

La gestión de inventarios es la administración de existencias donde se controla la el ingreso, registro y salida de recursos almacenados o en tránsito para luego suplir una necesidad en diferentes áreas de la empresa, esto implica una coordinación eficiente que permita tener disponible la información actualizada de las cantidades, estado, disponibilidad , ubicación, solicitudes y entregas para que los solicitantes o clientes internos puedan recibir a tiempo el requerimiento y suplir la necesidad de acuerdo a sus planes de trabajo. Para la gestión de inventarios, es fundamental una excelente comunicación con las diferentes áreas de la compañía o partes interesadas para la toma de decisiones en cuanto a características del elemento, empacado , embalaje, almacenaje , validación de cantidades, nivel de rotación, situaciones de no disponibilidad; Mencionado esto último podríamos hablar de cuales son las consecuencias cuando se corre el riesgo de no tener una buena comunicación y disponibilidad actualizada de los inventarios:

Desabastecimiento de inventario: Puede significar la suspensión de actividades críticas.
Mercancías que no corresponden a la solicitud: Puede retrasar la ejecución de actividades críticas.
Acumulación de mercancía que rota poco: Puede generar falta de espacio, deterioro, daño o pedidas económicas.
Aceptación de entregas incompletas: Puede retrasar la ejecución de actividades críticas y perdidas económicas.
Compras innecesarias: Puede generar falta de espacio, deterioro, daño o pedidas económicas.
Despilfarro: Pérdidas económicas.
Inexistencia de registros: Puede significar valores de inventario equivocados, perdidas económicas.
Robo: Puede retrasar la ejecución de actividades críticas, perdidas económicas.

En algunas industrias o para algunas áreas de las compañías lo que mencionamos anteriormente podría ser mas o menos impactante, por ejemplo, en lo relacionado con alimentos los riesgos podrían ser mayores o para un área de produccion. Ahora bien, el área de seguridad y salud en el trabajo también sería un área muy sensible en cuanto al control de inventarios de los elementos de protección personal de los colaboradores, sobre todo para aquellos que trabajan en áreas de mayor riesgo, como platas de produccion y obras en campo abierto o cerrado, los riesgos que se incluirán a lista serían los siguientes:

Desabastecimiento de elementos de protección personal: Incumplimiento de requisitos legales, incidentes de trabajo, accidentes leves o graves.
Elementos de protección personal que no cumplen el requerimiento: Incumplimiento de requisitos legales, incidentes de trabajo, accidentes leves o graves.

Además, esto podría significar multas e indemnizaciones

Para una buena gestión de estos inventarios de EPP asegúrese de adaptar las siguientes practicas en sus procedimientos de control administrativo:

Controlar los costos sin afectar las características necesarias en los elementos de protección personal.
Analizar siempre el costo beneficio, lo barato podría salir caro.
Planificar a largo plazo los inventarios de EEPs.
De acuerdo con los elementos que más se soliciten o que sean más críticos mantener un stock extra.
Monitorear los inventarios y hacer informes periódicos de estos
Realizar auditorías planificadas y no planificadas que incluyan estos inventarios.

Teniendo en cuenta que los inventarios de elementos protección personal son un costo significativo para empresas de produccion, de obra o que simplemente contemplen un nivel de riesgo alto es importante abarcar todas las recomendaciones y minimizar los riesgos que puedan generar consecuencias negativas. Lo más recomendable es implementar una estrategia conjunta entre las áreas administrativas y productivas empleando herramientas tecnológicas eficientes que faciliten la comunicación y disponibilidad de datos con un personal que tenga la formación y experiencia suficiente y así tener un sistema de administración de inventarios eficiente y que se mantenga al día con las necesidades en lo que seguridad del trabajador respecta.

Software HSE

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.