Estrategias para una elección de software HSE eficaz

La contratación de un Software HSE eficaz es una de las decisiones más importantes para los profesionales en el área de medio ambiente, salud y seguridad en el trabajo. Y lo es porque obtener información oportuna, métricas e indicadores adecuados, ayuda a identificar problemas prioritarios en etapas tempranas. Un Software HSE eficaz ofrece un conjunto de funcionalidades que responden a las necesidades específicas de la empresa. Pero, no siempre es fácil encontrar un Software HSE eficaz, en un mercado que ofrece cientos de abrumadoras opciones. Es entonces cuando pensamos en diseñar y poner en práctica una estrategia para elegir un Software HSE eficaz. Basados en la experiencia de muchos profesionales en el área de gestión HSE, y teniendo en cuenta las tendencias imperantes hoy, hemos identificado tres elementos que indiscutiblemente deben estar presentes en esa estrategia.

Elección de un software HSE eficaz – Estrategia de tres elementos

Hay muchas razones por las que las empresas deciden emprender la búsqueda de un Software HSE eficaz. El impacto producido por un costoso incidente es tal vez una de las más recurrentes. Pero hay otras:

• Reducir costes aumentando la eficiencia de la gestión.
• Cumplir con regulaciones locales, nacionales o globales.
• Integrar la cultura de prevención de riesgos con los objetivos de negocio, en todos los niveles de la organización.

De ahí la importancia de la decisión. Importancia que adquiere mayor notoriedad cuando se entiende que, en algunos casos, no solamente se está escogiendo un Software HSE eficaz. Se está eligiendo un socio para un largo periodo de tiempo. Por eso es necesario diseñar una estrategia. Una estrategia que no puede apartarse de estos tres elementos esenciales:

La planificación

Se ha tomado la decisión de contratar un Software HSE eficaz. Iniciar una amplia búsqueda de opciones online es la primera acción impulsiva para quienes asumen la tarea. Sin embargo, acometer la tarea elaborando un plan para la selección, puede parecer una mejor idea. Un buen proceso de elección de un software HSE inicia con la obtención del apoyo de la Alta Dirección. Hablar sobre proveedores, sobre precios, sobre si el software debe ser propio, personalizable, configurable, instalado en servidores propios o en la nube, sin contar aún con el apoyo de la Alta Dirección, es perder tiempo valioso. Por eso es preciso dimensionar el proyecto y su alcance, teniendo en cuenta que la contratación de un Software HSE eficaz afectará la gestión a largo plazo, y que una vez emprendido un camino, no será fácil retroceder para tomar otra opción.

Definir los objetivos que se desean alcanzar

La definición de los objetivos permitirá asumir el enfoque adecuado. Para algunas empresas, todo se puede tratar de reducir costes. Pero otras querrán además, ahorrar tiempo o garantizar el cumplimiento de las normas sobre gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo. Mejorar los indicadores de productividad, identificar riesgos antes de que causen problemas, agilizar flujos de trabajo, mejorar la comunicación o tener herramientas para realizar seguimiento a la gestión, serán otras metas a considerar. Todo ello ayudará a establecer un valor de negocio para el proyecto, y serán argumentos válidos para convencer a la Alta Dirección de la necesidad de implementar el Software.

El presupuesto

Obtener un presupuesto realista es un factor determinante para presentar el proyecto, pero también para limitar las opciones de búsqueda del proveedor. Para la elaboración de un presupuesto real, será preciso definir el número de usuarios, las necesidades de personalización o configuración – dependiendo del caso -, las opciones de licencia, soporte técnico, necesidades de infraestructura, capacitación…

Los flujos de procesos

Aunque idealmente, esto tendría que hacerse antes de definir el presupuesto, es una tarea que puede ser simultánea. Se trata de establecer la procedencia de los datos, quien los procesará y que camino sigue la información en el curso de la gestión. Es importante considerar si, eventualmente, contratistas o empleados temporales requerirán acceso al sistema, y evaluar la complejidad del flujo de trabajo actual para establecer en qué medida será necesario simplificarlo. “Un software es tan bueno como los procesos que automatizará”. Es una frase que ha hecho carrera y que evidencia la importancia de contar con procesos bien diseñados y documentados, que sean el resultado del aporte de diferentes profesionales en diferentes áreas y en todos los niveles de la empresa.

Definir usuarios y administradores

El mapeo de procesos permite identificar el número de usuarios y la cualificación de cada uno de ellos y la frecuencia con la que accederán. Así se establecerá quienes requerirán permisos especiales de acceso y, por supuesto, quienes deben tener credenciales de administrador.

El cronograma

El cronograma de implementación, que debe considerar la etapa de implementación, debe asignar tiempo suficiente para todos los eventos que se aproximan. La selección del proveedor, sin duda, será uno de los momentos que mayor tiempo requerirá. Evaluar diferentes opciones, probarlas, obtener conceptos autorizados, decidir entre un producto hecho a la medida, uno que requiera instalación local o una opción en la nube, todo ello debe tenerse en cuenta y, por supuesto, asignar tiempo suficiente para realizarlo.

La elección de un software HSE

El proceso de selección, como etapa específica dentro del proceso total, también requiere planificación. Para la selección del proveedor será necesario contactar a diferentes fabricantes o prestadores del servicio, estableciendo una comparativa en características como el tipo de implementación, las opciones de capacitación, el soporte, las funcionalidades, y por supuesto, el precio.

La investigación

Con objetivos definidos, y opciones de proveedores cualificados, es el momento de emprender una investigación del mercado. Charlas ofrecidas por fabricantes, conferencias de usuarios, foros y otro tipo de eventos similares, serán de gran utilidad en esta etapa. Hablar con socios o empresas del mismo sector, sobre sus experiencias en el mismo campo, sin duda resultará de gran utilidad.

Establecer expectativas para el proveedor

Finalmente, para concluir la etapa de planificación, será importante aclarar ciertos puntos con los proveedores preseleccionados. Al igual que en cualquier otra relación comercial, la comunicación será un punto clave. ¿Qué se espera del proveedor del software, y que tan cercana tendrá que ser la relación una vez se implemente la solución? El soporte y apoyo que la empresa espera recibir, tiene que ser un concepto claro para el proveedor. Es posible que algunos de ellos no tengan la capacidad o la decisión empresarial para hacerlo. Esto aplica igualmente para la solución de problemas, la capacitación de nuevos empleados, las actualizaciones, las mejoras del producto, la posibilidad de personalización…

Definición de los requisitos

La mejor forma de obtener lo que se necesita, es saber exactamente qué es lo que cumple con nuestras necesidades. La satisfacción de los requisitos es sin duda el indicador correcto. ¿Cómo identificar y definir los requisitos? Veamos:

Armar un equipo

Existen muchos criterios para conformar un equipo de trabajo. El más acertado es aquel que considera tres elementos esenciales: interés, experiencia y conocimiento. Entonces, el equipo que trabajará en la selección definitiva del proveedor, podría estar idealmente conformado por:

• Representantes de las partes interesadas (los empleados que harán mayor uso del software)
• Empleados del área de TI.
• Consultores o expertos internos o externos.

Recopilar aportes

No olvidemos que el propósito no es aún seleccionar el proveedor, sino identificar y establecer los requisitos mínimos de la solución. Con un equipo de trabajo conformado, podemos iniciar una discusión para reunir conceptos y opiniones sobre los requisitos. Esto, por supuesto, requerirá consultar a muchos otros empleados, en todas las áreas y en todos los niveles. El trabajo del equipo será ordenar los requisitos, y ordenarlos según la prioridad o urgencia.

Refinar la lista y perfeccionar una propuesta

Ahora que sabemos que es lo que necesitamos, podemos, con base en lo que ofrecen los proveedores, seleccionar requisitos indeclinables, y perfeccionar una solicitud de propuesta. Esta propuesta debe incluir, además de los requisitos priorizados, los detalles sobre los que se ha trabajado a lo largo del proceso: número de usuarios, cronograma de implementación, opciones de personalización o configuración… Atención a esta última definición. Es importante entender que la flexibilidad en la configuración está dada desde el mismo diseño del programa y no requiere modificaciones en el código fuente del software. El caso contrario se presenta con la personalización, en la que el software debe ser “adaptado” para cumplir con un requerimiento muy particular y especifico.

Demostraciones y comprobación de satisfacción

En este punto, tenemos una lista reducida de proveedores. El siguiente paso es ver la máquina trabajando. El equipo de trabajo que se ha conformado para trabajar en la elección de un software HSE, verificará que las propuestas cumplan con los requisitos mínimos. Es probable que se encuentren con dos o tres proveedores que lo hagan, caso en el cual la balanza se inclinará a favor de quien ofrezca más y mejores valores agregados. Algunos proveedores entregan una versión de prueba o demostración gratuita por 7 o 15 días. Otros, realizan una presentación en vivo. Lo importante es tratar de obtener una gran variedad de perspectivas que contribuyan a tener una comprensión clara y real de las propuestas preseleccionadas.

La toma de la decisión

El momento cumbre ha llegado. Pero esto no significa que no se puedan aún recibir aportes y opiniones. De hecho, la retroalimentación de los usuarios, quienes son finalmente los beneficiados o afectados, resulta de especial importancia. Aspectos como la facilidad de uso, las dificultades en la implementación, los costes a futuro, serán factores definitivos para la toma de la decisión final.

Gestión de comunicaciones y cambios

La decisión está tomada, y el proceso de elección de un software HSE ha terminado. Pero aún quedan un par de cosas por hacer. De nada servirá tomar la mejor decisión, si los empleados no la conocen y no creen en ella. Como colofón de una ardua labor, es preciso tener en cuenta:

La gestión de cambio

La resistencia al cambio es natural y es previsible. La clave para convencer a los empleados de utilizar y obtener el mayor provecho de un Software HSE eficaz, es mostrando lo que la solución va a hacer por ellos para hacer su trabajo más fácil, pero también para contribuir a su seguridad y al cuidado de su salud. Esto puede requerir sesiones de sensibilización, acompañamiento, discusiones y retroalimentación. Por eso es tan importante orientar y afinar las herramientas de comunicación en forma proactiva, antes de que se produzca un rechazo general.

Capacitación

No todos los empleados requerirán el mismo nivel de formación y capacitación. Es importante identificar estas necesidades, y segmentar los usuarios, ya que, como a esta altura ya se habrá establecido, la capacitación ofrecida por el proveedor tiene límites. Un primer nivel lo conformarán los empleados que tendrán que hacer mayor uso del software, y que tengan la capacidad para compartir el conocimiento posteriormente, sin depender del proveedor. Para aquellos que prefieren aprender haciendo, una capacitación en el aula con ejercicios prácticos podría ser el mejor enfoque. Para aquellos que prefieren opciones flexibles, las capacitaciones online o basadas en la web podrían ser una forma de hacer que la capacitación se adapte a sus necesidades.

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