Beneficios de digitalizar el control de documentos HSE

Algunas áreas de la gestión de seguridad ocupacional encuentran mayores oportunidades de mejora al digitalizar el control de documentos HSE. Los especialistas coinciden en cuatro áreas de mejora, en la gestión de salud ocupacional, que se verán especialmente beneficiadas con la digitalización del control de documentos HSE. Cuando se trata de definir estas áreas, los expertos se enfocan en elementos tan importantes como la comunicación, el intercambio de conocimientos y la posibilidad de obtener perspectivas más amplias para mejorar la gestión de salud ocupacional, lo cual se ve potenciado con la digitalización del control de documentos HSE. ¿Cuáles son esas áreas y por qué reciben mayores beneficios con la digitalización del control de documentos HSE?

Digitalizar el control de documentos HSE – ¿Dónde encontramos mayores beneficios?

La experiencia nos lleva a concluir hoy que, la ausencia de automatización en la Gestión HSE, conduce a fallas en los procesos internos propios de la salud ocupacional. Estas fallas se evidencian especialmente en algunas áreas donde es probable impulsar la mejora continua al digitalizar el control de documentos HSE:

Un enfoque integrado de la Gestión de HSE

Un beneficio inmediato que encontramos al digitalizar el control de documentos HSE, es integrar la Gestión de HSE, de tal forma que no se enfoque tan sólo en los riesgos, sino que asuma un enfoque integral que tenga en cuenta el trabajo en sí mismo y el lugar de trabajo. Después de todo, hoy sabemos que los riesgos son un resultado del trabajo y del lugar en el que se realiza, y no pueden ser evaluados de forma aislada, sin tener en cuenta todo el conjunto. Cada tarea, y cada espacio de trabajo, ofrecen información valiosa sobre la Gestión, sobre los Sistemas, sobre los aspectos culturales, y sobre el contexto en general. Se trata de información necesaria para detectar fallas, corregirlas y mejorar. Pero la recopilación y procesamiento oportuno de esta información, también permite a los profesionales del área, abordar problemas antes de que generen incidentes.

Obtener otras perspectivas de gestión

Muchos sistemas de gestión HSE apenas logran disminuir los incidentes que provocan lesiones leves. Las lesiones graves y las muertes, entregan los mismos registros. Reducir accidentes graves, requiere concentrar todos los esfuerzos de Seguridad y Salud Ocupacional, como una práctica diaria, basada en información igualmente diaria y actual. Por supuesto, es preciso digitalizar y automatizar el control de documentos HSE para que esto sea posible.

Comunicación interna y cooperación

La efectiva comunicación interna y la cooperación son elementos clave en la mejora de la seguridad y la salud en el trabajo. Sabemos que los profesionales en este sector de la salud ocupacional, encuentra muchas dificultades para hacer llegar su mensaje a todos los empleados, en todos los niveles de la organización. Una de estas dificultades es un lenguaje críptico, comprensible únicamente para especialistas en el área, que contribuye a poner una distancia entre los empleados y sus líderes, haciendo que estos últimos no comprendan las necesidades y las expectativas de los primeros. Pero no se requieren tan solo mecanismos eficientes de comunicación interna. Es preciso contar con la cooperación en todos los niveles de la empresa, con el propósito de asegurar la mejora continua. Esto incluye espacios de trabajo e información compartida a nivel interno, así como con contratistas u otras organizaciones que actúan como proveedoras.

Capacitación y formación

Tanto la calidad de los contenidos como la de los capacitadores mejorarán en forma notable, impactando positivamente la capacidad de los empleados para retener conocimientos relevantes sobre seguridad y salud en el trabajo. Esto es especialmente importante para los Directores de Área y los miembros de la Alta Dirección, que deben contar con los conocimientos adecuados para transmitirlos a sus subalternos y, así, demostrar liderazgo y compromiso con la salud ocupacional. De esta forma, podremos disminuir el número de accidentes y minimizar sus consecuencias. Gran parte del logro de este objetivo está en documentar los hechos, basados en las evidencias, de modo que esta experiencia pueda ser usada para mejorar los estándares de seguridad.

Software HSE

El Software HSE cuenta con un gestor de documentos y registros, que permite controlar el ciclo completo, desde la solicitud de creación de un documento, hasta su almacenamiento definitivo, eliminando el error humano. Las funcionalidades de este gestor, permitirán organizar documentos en diferentes niveles, asignando permisos de acceso. Pero también será posible determina circuitos de revisión y aprobación, y eliminar la posibilidad de utilizar documento duplicados u obsoletos. Hoy puede descubrir la automatización de su programa de Salud Ocupacional, asistiendo a una demo gratuita de HSETools.