Análisis GAP en su sistema HSE. ¿Cómo hacerlo adecuadamente?

Análisis GAP

El análisis GAP de brechas permite determinar el estado de cumplimiento actual de las organizaciones,  versus el cumplimiento esperado, en este caso en términos de requisitos relacionados con la salud, la seguridad y el medio ambiente,  los cuales son necesarios para un adecuado desempeño de la organización, con este tipo de análisis es posible la comparación de ese cumplimiento en diferentes momentos, es decir no está directamente condicionado a la realización de procesos de auditoria ya que se puede desarrollar en cualquier espacio de tiempo en el que sea significativo para la organización. Mediante este análisis se puede dar respuesta a que tan cerca o lejos se encuentra la organización respecto del cumplimiento requerido y/o deseado de los requisitos, es importante tener en cuenta que no sólo se limita al cumplimiento de requisitos planteados en algunos estándares en particular como son las normas ISO relacionadas (45001-14001) u otros estándares, sino que también se deben considerar los requisitos legales y en general la normatividad que por lo menos sea de obligatorio cumplimiento y que está directamente relacionada con las actividades de la organización. En general los análisis GAP se pueden definir en cuatro etapas, estas pueden cambiar de acuerdo a la organización, pero en general son:

• Definir el estado actual: responder a ¿Dónde se encuentra la organización ¿, es decir sobre qué aspectos se desea realizar el análisis.
• Definir los objetivos (futuro): decidir ¿a dónde se quiere llegar?, estableciendo tiempos de consecución de los mismos.
• Identificar la brecha: que le hace falta a la organización para lograr los objetivos.
• Establecer planes de acción: es el cómo se va a lograr disminuir o eliminar esa brecha.

Que se requiere para realizar dicho análisis:

• Determinar los aspectos sobre los cuales se evaluará el porcentaje de cumplimiento: en este sentido, determinar los requisitos que se someterán a evaluación teniendo en cuenta tanto los requisitos de los estándares ISO aplicables y demás estándares según la organización, como los de carácter legal que según la región o país dónde se encuentra la organización, o en los que esta genere un impacto por causa misma de su actividad.
• Establecer la metodología para llevar a cabo dicho análisis: si bien no existe como tal una forma única de realizar el análisis GAP, es importante que este sea sencillo pero que a su vez cuente con los elementos necesarios que aporten al establecer el cumplimiento real, ejemplo de cuadro para determinar análisis GAP:

• Establecer las fuentes de información para determinar el cumplimiento: Sí bien en primera instancia se puede acudir a los datos suministrados por las auditorias, fuente valiosa de información, también se pueden realizar los análisis por parte de los responsables de procesos que tienen la claridad acerca del estado de los mismos y los requisitos relacionados, también son fuente de información los registros, la medición de indicadores, entre otros.
• Determinar prioridades: es posible que como resultado del análisis se identifiquen varios aspectos en los que se deba trabajar, pero es necesario identificar el capital con el que se cuenta, y las acciones o planes de acción que generarían más impacto para cumplir con las expectativas futuras.
• Establecer planes de acción para lograr el porcentaje de cumplimiento esperado en el siguiente análisis que se realice: sobre los aspectos y requisitos identificados en los que no se logre el cumplimiento que se tiene establecido, se deben proponer estrategias, planes de acción que den respuesta al cumplimiento de los mismos, es importante en este sentido identificar por aspectos los planes de acción necesarios, ya que un plan de acción es posible que de respuesta  o que impacte al cumplimiento de más de un requisito.
• Definir el periodo en el que se realizará la nueva evaluación: dependiendo del resultado anterior, de las prioridades de la organización y del tiempo que se tome la ejecución de los planes de acción, determinar el periodo de tiempo en el que se realizará el siguiente análisis de brechas para comparar el avance en cuanto al porcentaje de cumplimiento.

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