Áreas de la salud y seguridad laboral con mayor potencial de mejora

Las organizaciones buscan áreas que ofrezcan mayores oportunidades de mejora, para reducir costes y optimizar la operación. Las áreas de salud y seguridad laboral, resultan claves en este propósito. Y es que son precisamente las áreas de salud y seguridad laboral las que mayores requerimientos de registros, documentos y auditorías presentan, razón por la cual, la organización puede encontrar en ellas una importante oportunidad para reducir costes de administración y operación. Según un estudio de LNS Research, el 77% de las empresas todavía utilizan registros en papel para gestionar sus procesos de HSE. Esto a menudo conduce a problemas con documentos obsoletos, incompletos, faltantes de aprobaciones o perdidos en el abismo de los registros en papel. Las organizaciones, entonces, invierten en sistemas de control de documentos y de gestión de salud y seguridad laboral. Pero para ello, es importante identificar exactamente en qué puntos específicos enfocar la atención. En este artículo hablamos de cuatro áreas de la salud y seguridad laboral con mayor potencial de mejora.

Áreas de la salud y seguridad laboral con mayor potencial de mejora

Las tareas propias de la gestión de salud y seguridad laboral, en cualquier punto, demandan procesar documentos, implementar programas de capacitación, definir o actualizar procesos. Todo ello, implica una alta carga administrativa, que es susceptible de ser optimizada mediante la automatización. Estas son algunas áreas especialmente sensibles:

Gestión de documentos

Una solución que automatice la gestión de documentos debe proporcionar visibilidad sobre el documento, desde su creación hasta su aprobación final y comunicación a los interesados. El proceso debe ser rápido y transparente, garantizando la conservación de los documentos que se actualizan y de las versiones que ya no tendrán validez. La automatización, en este caso, permite disponer de la información en todo momento, con seguridad y confiablidad. De esta manera, sólo las personas apropiadas tendrán acceso a los documentos relacionados con la gestión de salud y seguridad laboral. Igualmente, será posible programar revisiones automáticas de determinados documentos, enviando recordatorios con anticipación a los empleados indicados. Estos procesos que, inicialmente, pueden parecer complejos y requerir una gran cantidad de tiempo y recursos, se agilizan y mejoran de la mano de un Gestor de Documentos y registros.

Aprobación oportuna de los documentos

La gestión de documentos en papel está caracterizada por un problema recurrente: la posibilidad de que un documento se represe en el escritorio de alguien, sin que se tenga certidumbre del lugar exacto en que se encuentra, o el estado de aprobación. Una solución informática que automatice el proceso de aprobación, permitirá visibilizar siempre el estado y la ubicación del documento. Cuando un documento tarde más de lo estimado en alguna de las fases de aprobación, el sistema emitirá alertas a las personas indicadas, para tomar las acciones necesarias. Así, todas las personas involucradas en el proceso de creación, revisión, autorización y aprobación, tendrán la oportunidad de saber dónde está el documento o si este se ha estancado en algún cuello de botella.

Seguridad en el archivo de versiones anteriores

Trabajar con una versión desactualizada de un documento es una situación típica de la gestión en papel. Si bien, una versión obsoleta ya no presta servicio, en teoría, es necesario que se almacene y esté disponible para consultas futuras. Esto es especialmente importante en la práctica de auditorías y manejo de no conformidades, sobre todo, cuando se tiene certeza de que se está consultando un documento que ya ha sido objeto de varias revisiones.

La confidencialidad en la gestión de documentos de salud y seguridad laboral

La gestión de documentos en papel supone un problema que puede acarrear otros más graves: el acceso a información confidencial por parte de personas no autorizadas. Una solución que automatice la gestión de documentos, proporcionará la seguridad de que sólo las personas indicadas tendrán acceso a documentos específicos, en el momento oportuno.

Software HSE

La eficacia en los procesos de gestión de documentos aumenta gracias a la automatización de los sistemas de gestión de salud y seguridad laboral. El software HSE es una herramienta novedosa que responde a las necesidades de las organizaciones y de los profesionales en esta sensible área. Además de contribuir a una gestión más rápida, confiable y precisa de todos los registros asociados a la gestión HSE, esta solución permite establecer objetivos para periodos determinados, vinculando indicadores para estos objetivos, como la disminución de accidentes, por ejemplo. Igualmente, los encargados del sistema dispondrán de gráficas e informes de rendimiento sobre la gestión, lo que permitirá establecer comparativos entre diferentes periodos. Hoy, puede conocer este producto de primera mano. Regístrese a una Demo gratuita aquí.