Documentos y registros HSE: ventajas de usar un software sobre la gestión manual

Un sistema HSE, como cualquier otro sistema de gestión, requiere que sus procesos y procedimientos sean documentados y conservar documentos y registros HSE. Es probable que una organización opte por adecuar la gestión de Salud Ocupacional Laboral y Medioambiente bajo un estándar u otro. Pero todos ellos, requerirán que se conserven documentos y registros HSE. Así, las organizaciones deben producir y conservar documentos y registros HSE como parte esencial de la gestión. Estos documentos y registros respaldan y describen las operaciones, los procedimientos y los procesos propios del sistema de gestión. Es lo que conocemos como un Sistema de Gestión Documentado. Por supuesto, los documentos y registros HSE se pueden obtener y conservar por medios manuales. En papel. Pero no es la única opción. Hoy disponemos de muchas soluciones tecnológicas para realizar estas y otras tareas propias de la gestión HSE. Nuestro propósito hoy es evidenciar las indiscutibles ventajas de usar un software sobre la gestión manual.

Documentos y registros HSE – ¿Qué son?

Muchas normas o estándares para un sistema de gestión HSE, utilizan el término “información documentada” para hacer referencia a todos los documentos que describen los procesos propios de la gestión dentro de la organización. Pero también, al registro histórico de los eventos que suceden a diario, y que tienen relación directa o transversal con los objetivos del sistema, como información detallada sobre la forma en que sucedió un accidente, por ejemplo. En general, la normativa no define un formato o la forma adecuada de almacenar la información. Lo que sí se requiere es que se garantice la integridad, la confiabilidad y la disponibilidad de la información. Es claro que se presentan dificultades para registrar, administrar y utilizar información cuando esta tarea se hace de forma manual. Dificultades que se superan utilizando un software especializado en la gestión de Salud Ocupacional Laboral y Medioambiente como HSETools.

Comparativa gestión manual vs HSETools

HSETools es una solución tecnológica avanzada, basada en la nube, que automatiza los procesos de la gestión, eliminando el error humano y asegurando información constante, confiable y disponible. HSETools permite conservar la documentación bajo control y sin errores, en todo el ciclo de creación del documento, desde la solicitud de generación hasta su almacenamiento definitivo. Veamos un estado comparativo de los beneficios que se obtienen al utilizar un software, sobre la gestión manual:

Beneficio	ISOSTools HSE	Manual
Información documentada en niveles y asignación de privilegios de acceso	SI	NO
Determinación de flujos personalizados para la revisión y aprobación de un documento	SI	NO
Eliminar la posibilidad de uso de un documento duplicado u obsoleto	SI	NO
Prescindir del uso de herramientas como Excel, Word o Power Point	SI	NO
Distribución de la información a través de listas de distribución interna, aplicando herramientas de seguridad	SI	NO
Ubicación de documentos única	SI	NO
Control de versiones automatizado	SI	NO
Diseño coherente para todos los documentos	SI	NO
Seguridad y accesibilidad desde cualquier lugar	SI	NO
Elimina la duplicidad de esfuerzos	SI	NO
Eliminación del uso del papel (Beneficio ambiental)	SI	NO
Ahorro de recursos como el espacio físico e insumos	SI	NO

Software HSE

La automatización, utilizando una solución como el Software HSE es la respuesta a los problemas cotidianos que plante la gestión de Salud Ocupacional Laboral y Medioambiente. Una de las funcionalidades más importantes sin duda, es la de Gestión Documental. Esta herramienta, permite controlar la generación, circulación, aprobación, comunicación, y archivo de todos los documentos y registros, con los más estrictos protocolos de seguridad. Es el momento de dar el gran paso en la Gestión HSE. Pruebe el Software HSE.