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¿Cómo estructurar un procedimiento operativo seguro en HSE?

Procedimiento operativo

Se entiende por procedimiento, las instrucciones de seguridad que nos darán las directrices de manera clara, de cómo llevar a cabo una ejecución segura, indicando cada paso a seguir y las medidas de seguridad que se deben adoptar.

¿Cuándo es necesario realizar Procedimientos Operativos de manera segura?

Estos instrumentos para la gestión de prevención de riesgos laborales se consideran necesarios cuando:

  • Las tareas son capaces de generar riesgos y con especial relevancia cuando hablamos de riesgos graves o muy graves (ejemplo PTS de trabajos en alta tensión o trabajos en altura)
  • Las tareas muchas veces son dichas como críticas, es decir, tareas en las que una acción u puede ocasionar un accidente.
  • Las tareas a ejecutar son de las llamadas No Rutinarias. Debido precisamente a las circunstancias de esto puede traer que no se sigan todos los pasos establecidos para el trabajo, bien por falta de costumbre, por olvido (ejemplo: determinados trabajos de mantenimiento que se realizan con baja frecuencia)

Para elaborar los procedimientos y para aquellas tareas que en determinadas condiciones sean capaz de generar riesgos, especialmente si éstos son de cierta importancia y van asociados a las acciones de las personas. En la instrucción estarán aquellos aspectos de seguridad a tener en cuenta por las personas responsables de las tareas a realizar, a fin de que conozcan cómo actuar correctamente en las diferentes fases u operaciones y sean conscientes de las atenciones especiales que deben tener en momentos u operaciones claves para su seguridad personal, la de sus compañeros y la de las instalaciones.

Los procedimientos son principales en lo que se denomina tareas críticas, que son aquellas en las que por acciones u omisiones puedan suceder accidentes o fallos que es necesario evitar. Especial atención merece también la eventual de los trabajos sobre todo por la posible dificultad de recordar aspectos preventivos que pueden resultar importantes y que pueden conducir fácilmente al error y como consecuencia un accidente. Resulta conveniente que la empresa defina en sus procesos productivos los procesos o tareas consideradas clave y las actividades asociadas a los mismas que debieran ser consideradas críticas

¿Quiénes son los principales usuarios de los Procedimientos Operativos?

Los trabajadores que realizan las tareas y trabajos son aquellos que deben cumplirlas. De forma dependiente deben disponer de estos procedimientos los responsables de cada una de las áreas  productivas afectadas.
Para aplicar  correctamente los procedimientos, estos deben ser de fácil comprensión, sin ficción,  que lo único que puede generar es confusión o falta de motivación para su aplicación, mientras más visual sea, más alcance tendrá en el trabajador (añadir fotografías, pictogramas, diagramas…)

¿Cómo distribuir los Procedimientos Operativos? ¿Es necesario darles una ubicación?

Los Procedimientos deben y pueden utilizarse para la información, formación y capacitación de aquellos trabajadores que deben aplicarlas y/o distribuirlas en las distintas jornadas, deberán ubicarse en las áreas de los procesos productivos, equipos de trabajo o tareas que requieran seguir dicho procedimiento, para que sean objeto de consulta en caso de ser necesario. Por ello es fundamental informar también a los trabajadores de la ubicación de dichos procedimientos.

Como elaborar según ISO 45001

De acuerdo a los modelos de los sistemas de gestión ISO 45001 sobre sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo, en su apartado 7.5.3 Control de la información documentada, se establecen las pautas para la elaboración y control de la documentación. En este punto podemos hacer una guía de cómo elaborar un Procedimiento Operativo Seguro.

1.       Ejemplo de la estructura y contenido de un procedimiento Operativo seguro.

 

1.- OBJETIVO. Son aquellos que apuntan a conseguir el propósito de la actividad o proceso descrito.
2.- ALCANCE. Señala las áreas o departamentos a quienes les es aplicable el documento.
3.- RESPONSABILIDADES. Determina a la (s) persona (s) responsable (s) de la administración del proceso o procedimiento.
4.- DEFINICIONES. Señala el significado que para la organización tienen diferentes conceptos utilizados.
5.- GLOSARIO. Señala el significado de cada término utilizado en un documento.
6.- DOCUMENTACION APLICABLE. Se refiere a la documentación adicional aplicable al documento como normas y decretos de ley de seguridad y salud.
7.- CONTROL DE REGISTROS. Se define el control para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros.
8.- DIAGRAMA DE FLUJO Y/O DESCRIPCION. Corresponde a construir una imagen o ilustración del proceso, etapa por etapa para su análisis y/o  discusión, mediante la utilización de simbología adecuada para el efecto. La descripción se utilizará para los procedimientos documentados en prosa y en forma detallada del proceso y sus riesgos asociados.
9.- ANEXOS. Incluye los Formatos de registros, etiquetas que serán ocupados en el cumplimiento del documento, dibujo o plano que aclaren una idea con respecto a la actividad y faciliten al operador su aplicación.

Software HSE para control operacional

El Software HSE es una herramienta fundamental para establecer un programa de control operacional en el cual, se puedan planificar las diferentes inspecciones, según fechas y responsables, y revisar el estado de avance y cumplimiento.

Además, permite configurar diferentes checklist, ejecutables tanto online como offline, que vincula directamente los registros para realizar los análisis.

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