Roles y responsabilidades en el comité de emergencias

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Comité de emergencias

La posibilidad de responder acertadamente ante una emergencia declarada en la organización, salvará indudablemente vidas, recursos naturales, pero también, podrá ser decisivo para la continuidad del negocio. Poder responder acertadamente ante una emergencia declarada, dependerá del grado de planificación del plan de emergencias, la preparación del personal a cargo y afectado por la emergencia, la definición de roles y responsabilidades durante el desarrollo y los recursos disponibles suficientes para actuar. Así pues, estar preparados para actuar ante una emergencia, debe ser un proceso rápido pero responsable y sistemático, en donde se debe garantizar que todas las posibles emergencias a las cuales se encuentra expuesta la organización, están contempladas y controladas.

Roles del comité de emergencias

Resultado de la planificación del plan de emergencias, que incluye el análisis de vulnerabilidad correspondiente, se derivarán la cantidad y tipo de brigadas de emergencias a conformar, pero también, la estructura organizacional del comité de emergencias. Como hemos visto en artículos anteriores, para poder definir los roles del comité de emergencias, además del análisis de vulnerabilidad, será necesario establecer la estructura organizacional de dicho comité, en los niveles de mando que correspondan. Esto con el fin tener claro el orden jerárquico y el nivel de autoridad definido en caso de manifestarse la emergencia y cada una de las funciones a cumplir. Para definir los roles del comité de emergencias de la organización y la cantidad, es necesario que, con base al análisis de vulnerabilidad, se realicen todas las posibles preguntas de situaciones que se puedan presentar antes, durante y después de cada emergencia. El conjunto de respuestas afirmativas derivará en la necesidad de definir un rol dentro del comité emergencias. Por ejemplo: Durante la emergencia:

¿Será necesario tomar decisiones financieras para afrontar la emergencia? Rol que tenga autoridad para tomar la decisión.
Si existen heridos, fallecidos o afectación a los recursos naturales, ¿es necesario informar a los familiares y/o medios de comunicación? Rol de información pública.
En caso de evacuación ¿Se cuentan con puertas de emergencias? ¿Quién estará a cargo de su mantenimiento y buen funcionamiento? Rol de Logística

Adicionalmente, y con el fin de abarcar todas las posibles situaciones que se puedan presentar durante una emergencia declarada, por cada nivel jerárquico, es necesario establecer el grado de autoridad que tendrá cada rol, así como su funciones y responsabilidades específicas.

La asignación de los roles del comité de emergencias a cada persona de la organización, se podrá basar en los cargos internos con los que ya cuenta el personal. Así pues, por ejemplo, el comandante de la emergencia, podrá ser una persona con la suficiente autoridad derivada de su cargo, que le ayudará a que cuando se manifieste la emergencia, su autoridad sea respetada y acogida por los demás niveles jerárquicos. También es fundamental que las personas a asumir y desempeñar cada uno de los roles propuestos dentro del comité de emergencia, tenga las aptitudes y actitudes para desempeñarlo de forma correcta. Una persona, por ejemplo, que tenga dificultades para expresarse en público, no debería estar a cargo del rol de información pública. O una persona a la que se le dificulte ver situaciones de heridos, no debería ser parte de la brigada de primeros auxilios. El comité de emergencias y contingencias, tendrá la responsabilidad principal de garantizar que se utilicen adecuadamente los recursos disponibles para atender la emergencia, y procurar salvaguardar las vidas y recursos naturales posiblemente afectados. Ahora bien, es necesario que cada uno de los miembros del comité de emergencias tenga definidos, divulgados, y validado su entendimiento, de todas y cada una de las responsabilidades asignadas, con el fin de que sean eficaces cuando una emergencia se manifieste.

Funciones y responsabilidades del comité de emergencias

Como ya hemos indicado previamente, la función principal de los miembros del comité de emergencias durante el desarrollo de una emergencia es proteger vidas y recursos naturales y en lo posible la estructura de la organización. Para ello es necesario definir claramente y por orden jerárquico cada una de las funciones y responsabilidades de los roles del comité de emergencias establecidos previamente. Ya vimos que, para definir los roles, es necesario realizar una serie de preguntas que abarquen todas las posibles situaciones de emergencia. De allí saldrán los roles necesarios para el comité de emergencias. Pues así mismo, por cada rol definido y para poder definir sus funciones, será necesario cuestionarse el cómo va a desempeñar su rol, cuál es su autoridad dentro de la emergencia, y a quien debe reportar debe acuerdo a los niveles jerárquicos. Así mismo, no únicamente es acertado definir funciones y responsabilidades a cumplir durante el desarrollo de la emergencia declarada. También será necesario establecerlos antes y después de que ocurra la emergencia. Por ejemplo, algunas: Antes de una emergencia:

Definir las actividades a desarrollar en el plan de emergencias
Coordinar el desarrollo de las actividades
Asignar y aprobar los recursos necesarios para afrontar las posibles emergencias
Realizar seguimiento a los planes de acción derivados de las actividades realizadas dentro del plan de emergencias

Durante una emergencia:

Dar la orden de evacuación en caso de ser necesario
Apoyar la evacuación del personal de su área
Atender y trasladar a los heridos
Dar información pública y a familiares

Después de la emergencia

Evaluar los daños presentados en la emergencia
Ordenar el re ingreso del personal a la organización
Ordenar las labores de reconstrucción de las zonas afectadas
Evaluar el desempeño del personal a cargo de la emergencia

Así pues, lo importante para definir roles y responsabilidades dentro del comité de emergencias, es abarcar todas las posibles situaciones que se puedan presentar durante cada tipo de emergencia y cuestionarse quien atenderá cada actividad y de qué forma debe hacerlo.

Software HSE

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.