El contratista como parte del sistema de gestión HSE

Índice de contenidos

Sistema de gestión HSE

En relación con el incremento en el numero de procesos contratados externamente en las organizaciones y el impacto que estos pueden generar en el crecimiento organizacional, así como en los sistemas de gestión, se hace cada vez más necesario la consideración e inclusión tanto en el diseño como en la implementación de los sistemas de gestión HSE de criterios que garanticen el control de dichos procesos. En línea con lo anterior, la gestión de la contratación externa deberían contar con un alcance que abarque el antes, durante y después de la relación contractual; toda vez que el impacto que estos generan en factores claves del desempeño del sistema como lo es: La generación de incidentes, Cumplimiento de objetivos, generación de No conformidades, Acciones correctivas, Cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos y la mejora continua es bastante considerable; por tanto merece de nuestra mejor atención. Ahora bien, sería entonces relevante que identifiquemos de una forma más detallada aquellos factores en los cuales los contratistas se incorporan o hacen parte de los Sistemas de Gestión HSE.

Impacto de las operaciones y actividades del contratista en la organización contratante, trabajadores del contratista y otras partes interesadas.

Las actividades que desarrolla el contratista, así como los impactos que generan estas, son corresponsabilidad del contratante, por tanto, deberíamos considerarle de tal forma proporcionando el nivel de importancia que merece. En línea con ello, se hace necesario identificar aquellas actividades del contratista que puedan tener alguna afectación en la salud de los trabajadores, al igual que en la generación de aspectos e impactos ambientales. Por lo cual desde el Sistema de Gestión HSE, es necesario el establecimiento de criterios que garanticen el control de las mismas. Algunos de los impactos generados al contratante producto de las actividades y operaciones de los contratistas podrían ser:

Incumplimientos legales y por ende aplicación de multas por corresponsabilidad.
Generación de actos y condiciones inseguras que aumentan las probabilidades de generación de accidentes de trabajo.
Incrementos en los índices de enfermedades laborales.
Incrementos en los índices de accidentalidad.
Incrementos en los eventos incapacitantes productos del aumento de los índices de accidentalidad y generación de enfermedades laborales.
Perdidas económicas producto del pago de multas, incapacidades e indemnizaciones.

De igual forma, así como destacamos algunos de los impactos negativos que se pueden ocasionar producto de una gestión inadecuada del contratista, también es importante resaltar las posibilidades de generar un crecimiento y rentabilidad de las organizaciones a partir de una excelente gestión de dichas relaciones contractuales.

Impacto de los contratistas en la eficacia de los controles operacionales.

Durante el diseño e implementación del Sistema de Gestión, es normal que se establezcan controles a partir de la identificación de peligros, aspectos e impactos ambientales y valoración de los riesgos asociados a los mismos, y para lo cual se hace necesario el cumplimiento de dichos controles al igual que el logro en la eficacia de estos. Por tanto, la incorporación del contratista se hace imprescindible para tal fin, toda vez que desde el Sistema de Gestión HSE no podemos correr el riego de que las actividades y procesos contratados externamente se encuentren fuera del alcance de dichos controles y que por ende se vea afectada la eficacia de los mismos. De tal forma es necesario exigir al contratista la realización de la identificación de los peligros, aspectos e impactos ambientales generados producto de la ejecución de sus procesos y actividades objeto del contrato, al igual que el establecimiento y ejecución de los controles operacionales pertinentes.

Impacto del contratista en el desempeño del sistema HSE

Producto de la gestión realizada se hacen visibles los resultados en el desempeño del Sistema de Gestión HSE, en lo que respecta a los índices de accidentalidad, cumplimiento de objetivos, no conformidades, acciones correctivas, resultados de los seguimientos y medición, evaluaciones de cumplimiento legal y la mejora continua del sistema entre otros, los cuales no pueden ser ajenos a los resultados obtenidos por parte de la gestión del contratista. Hago referencia a que no pueden ser ajenos, toda vez que la corresponsabilidad adquirida por el contratante conlleva a que los resultados obtenidos por parte del contratista deban ser incorporado en las estadísticas de resultado propios del contratante, conllevando a un impacto directo en los resultados que se esperan alcanzar. Finalmente, y tomando como referencia los aspectos mencionados anteriormente, podríamos concluir, que sería inadecuado considerar al contratista como un elemento independiente al Sistema. Por tanto, nuestra gestión debe estar enmarcada en garantizar el control de los procesos contratados externamente, trayendo consigo la consecución de resultados positivos tanto en lo relacionados con el desempeño del sistema, así como en la generación de aportes al crecimiento, rentabilidad y sostenibilidad de las organizaciones.

Software para la gestión de contratistas

Las organizaciones que cuentan con proveedores y contratistas o coordinación de actividades empresariales (CAE), deben realizar su gestión de un modo unificado, de esta manera, se logra favorecer su involucración dentro del sistema HSE y, además, se garantiza la seguridad de la información tratada. Para lograrlo, muchas de estas empresas están haciendo uso de soluciones tecnológicas, como es el caso de HSE Soft. HSETools le ayudará registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas gracias a la automatización de la gestión HSE. En el ámbito de la gestión de contratistas, esta solución le permitirá:

Mejorar las relaciones y las actividades de los diversos contratistas y partes interesadas de la organización.
Unificar la información de los contratistas y así facilitar la explotación de la información, generando si es necesario reportes para presentar a gerencia.
Inventarias, categorizar y realizar el ciclo de vida completo de los contratistas y de sus empleados.
Contar con un sistema de alertas para asegurar que las tareas se están ejecutando a tiempo.
Suministrar a sus contratistas un portal particular desde el cual reportar la información que se le solicite.
Garantizar la confidencialidad de la información almacenada en el sistema.

En definitiva, con este software se identifican de forma correcta a los contratistas, logrando su involucración total en el sistema. Igualmente, emplea plantillas preconfiguradas con la estructura deseada para solicitar la información o requisitos a los contratistas y facilita, por ejemplo, el cumplimiento de las entregas establecidas en un tiempo concreto.