¿Cómo hacer un plan de emergencias para un contratista?

Plan de emergencias

La Gestión de contratistas realmente es fundamental dentro de la Gestión HSE, y es que cada vez más las organizaciones tienden a tercerizar o contratar, las actividades en la organización. La legislación en casi todos los países, obliga de manera explícita que se deben involucrar y gestionar a todos los contratistas presentes en la organización, en las actividades de Gestión de HSE. Es por esto que, el plan de emergencias y contingencias de la organización, también debe contemplar al personal contratista, tanto aquellos que se encuentren en las instalaciones de la organización, y los que no, que se encuentren desarrollando las labores propias objeto del contrato. Gestionar a los contratistas e involucrarlos en las actividades HSE puede llegar a ser un reto muy difícil para el responsable HSE, debido a la cantidad de contratistas y su personal, siendo casi inmanejable si se responsabiliza a una sola persona. Crear comités de contratistas, definir responsables y roles dentro de la organización que involucren a todas las personas de la organización, es una práctica muy recomendable para poder gestionar todos los elementos. Ahora bien, para poder definir un plan de emergencias para un contratista, es necesario conocer cada labor contratada por la organización, ya que, en muchas ocasiones, no es necesario definir un plan de emergencias para cada contratista.

Conocer las actividades de la organización y sus amenazas

Como vimos en artículos anteriores, la principal entrada para definir cualquier plan de emergencias, es conocer las actividades que realiza la organización, así como las amenazas a las que está expuesta, y su valoración. En esta identificación y valoración, es necesario también identificar las actividades realizadas por terceros y si estas se realizan en las instalaciones de la organización o si, por el contrario, las realiza en otras locaciones por el objeto del contrato. Las actividades tercerizadas que se realizan dentro de las instalaciones deben ser incluidas dentro del plan de emergencias de la organización, es decir, los recursos a asignar para el plan de emergencias propio de la organización deben contemplar estas actividades. Así pues, por ejemplo, las brigadas de emergencias de la organización, deben estar en capacidad de atender cualquier emergencia que ocurra dentro de las instalaciones, incluyendo aquellas realizadas por los contratistas. De esta forma, se cubre en su totalidad el alcance del plan de emergencias para los contratistas que desarrollan actividades en la organización, sin la necesidad de que para cada uno de ellos sea necesario generar un plan de emergencias propio. Ahora bien, si las actividades realizadas por los contratistas en las instalaciones, particularmente demandan una amenaza cuya mitigación no es suficiente con los recursos definidos por la organización, es necesario que el contratista defina cómo mitigarlas. Esto debe quedar definido antes de realizar la contratación, y puede servir como criterio de selección del contratista. Estas medidas “adicionales” para mitigar las amenazas específicas de la labor realizada por el contratista, deben estar mutuamente relacionadas y sincronizadas con el plan de emergencias definido por la organización. Para las actividades realizadas por contratistas en instalaciones diferentes a las propias de la organización, resulta un poco más complejo de controlar, pero no imposible. Es importante también, identificar las amenazas que van a generar estas actividades, que si bien es cierto no se realizan en las instalaciones, se debe contar con un plan de emergencias sincronizado con el plan de emergencias de la organización. Una buena práctica es encargarle al contratista antes del inicio del contrato, que sea él quien identifiqué y valore las amenazas en el sitio en donde se van a desarrollar, con una persona idónea designada para ello. Así mismo, que sea él quien defina para cada amenaza identificada, los recursos necesarios para actuar en caso de éstas se materialicen.     De ahí que, por cada labor de este tipo, previo al inicio del contrato, ya se cuente con el plan de emergencias propio del sitio en donde se va a desarrollar la labor. Además de validar que el plan sea ajustado y coherente con las actividades a desarrollarse, es necesario que este esté coordinado y enlazado con el plan de emergencias de la organización. Es decir, que en caso que una emergencia se manifieste, el contratista esté en capacidad de atender la emergencia, pero siempre coordinada con el comando central de emergencias definido por la organización.

Formación integral para contratistas

El éxito del plan de emergencias para los contratistas independiente de si las actividades se realizan en las instalaciones propias o no, no solo depende de esta primera parte que podríamos definirla como la planificación. Dependerá también de qué tanto se encuentren preparados tanto como contratistas, como personal propio, para actuar ante una emergencia declarada. Por esa razón, dentro de las actividades de preparación y respuesta ante emergencias, deben estar involucrados el personal contratista expuesto, como el personal contratista que atenderá la emergencia, en el caso de que aplique y según lo planificado. Realizar simulacros, capacitaciones, etc. será necesario no solo para el personal propio, sino también involucrando al contratista. Y no solo es necesario involucrar al personal contratista en las actividades de formación y entrenamiento; es necesario también, generar mecanismo que permitan evaluar la eficacia de las actividades, con el fin de tomar las acciones necesarias para corregirlas. De esta forma se podrán integrar todos los posibles planes de emergencias derivados de las actividades contratadas, con un gran plan de emergencias centralizado y controlado por cada organización, logrando el principal objetivo, que es salvaguardar vidas sin importar el tipo de contratación.

Software HSE

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.