Evaluación posterior del contratista en sistemas HSE

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Sistemas HSE

La gestión del contratista se podría resumir en tres etapas de ejecución: antes, durante y después, teniendo cada una de estas su relevancia particular y factores característicos de relevancia. Normalmente y como gestión inadecuada del contratista podríamos pensar que, una vez terminada la ejecución del contrato, todo a terminado; pero quizás esto no sea tan del todo cierto, toda vez que como empresarios emprendedores y en constante crecimiento debemos tener una visión a corto, mediano y largo plazo, incluyendo la relación con nuestros contratistas; es por ello que se hace necesario el fortalecimiento de dicha relación. Ahora bien, la pregunta a este punto sería ¿Cómo hacerlo?, pues bien, para ello nos podemos apoyar en la evaluación de desempeño del contratista como elemento de gestión posterior a la ejecución del contrato, toda vez que esta es una herramienta que nos permitirá identificar el nivel de desempeño de este en relación con el cumplimiento de sus obligaciones u compromisos técnicos, contractuales o legales durante la ejecución del contrato. Adicional a lo mencionado anteriormente, dicha evaluación o seguimiento al desempeño nos proporcionará un marco de entrada para futuras contrataciones con este contratista, por lo cual sería recomendable la inclusión de dicho criterio (Preclasificación del contratista) en futuras evaluaciones de selección.

Elementos a tener en cuenta durante la evaluación posterior al contratista

Es importante resaltar que, durante la estructuración y ejecución del seguimiento al desempeño del contratista, se tengan en cuenta los siguientes aspectos en relación con HSE.

Gestión de los peligros identificados.
Gestión de las aspectos e impactos ambientes.
Nivel de implementación de los controles establecidos producto de la identificación de peligros y valoración de los riesgos.
Nivel de implementación de los controles establecidos producto de la identificación y valoración de los aspectos e impactos ambientales.
Capacitación / Formación brindada por el contratista a sus trabajadores en busca del fortalecimiento de las competencias por parte de estos.
Cumplimiento en los tiempos de entrega de la documentación.
Cumplimiento en la ejecución de planes de acción.
Eficacia de las acciones implementadas por el contratista.
Cumplimiento ejercido por el contratista en lo relacionado con protocolos de acceso y salida de las instalaciones. (Si aplica).
Cumplimiento en la realización de los exámenes médicos de sus trabajadores.
Cumplimiento en la entrega de los resultados de los exámenes médicos de los trabajadores.
Cumplimiento de los pagos de seguridad socias de los trabajadores del contratista.
Cumplimiento en la implementación de las restricciones medicas de los trabajadores del contratista.
Cumplimiento en los protocolos de higiene establecidos: Limpieza de manos, Hábitos de contacto, mantención de zonas limpias, Forma de limpiar y gestionar los residuos, etc.
Reporte de incidentes y accidentes presentados durante la ejecución del contrato.
Entrega de elementos de protección personal.
Reporte de actos y condiciones inseguras en el área de trabajo.
Uso de los elementos de protección personal por parte de los trabajadores del contratista al ingreso al área de trabajo.
Realización de las investigaciones de los accidentes de trabajo, al igual que la implementación de los planes de acción relacionados con este.

Normatividad relacionada

Importante resaltar la existencia a nivel normativo del “debe” relacionado con el aseguramiento de parte del contratante en lo relacionado con el cumplimiento de los requisitos de SST por parte del contratista según la ISO 45001:2018 (8.1.4) y a nivel Colombia tendríamos lo establecido por el decreto 1072:2015 (2.2.4.6.27-28); de igual forma en lo relaciona con el cumplimiento de los requisitos ambientales para los productos y/o servicios suministrados externamente según la ISO 45001:2015(8.1)

Comunicación de resultados al contratista y planes de mejoramiento

Una vez tenidos en cuenta como mínimo los aspectos de HSE relacionados anteriormente durante el proceso de evaluación posterior, es importante el involucramiento por parte del contratista (Informar el resultado obtenido al contratista), esto con el objetivo de retroalimentar el resultado obtenido e identificar aquellas oportunidades de mejora respecto a futuras contrataciones, al igual que sus fortalezas identificadas; toda vez que este es un proceso sistemático que debe estar focalizado hacia la mejora continua en nuestras relaciones empresariales Contratante – Contratista. Ahora bien, teniendo en cuenta que dicha evaluación es el reflejo consolidado de los resultados obtenidos de la diferentes evaluaciones de desempeño durante la ejecución del contrato por parte del contratista, sería recomendable como producto de ello el establecimiento de una clasificación del contratista y la formulación de planes de mejoramiento por parte del mismo; esto con el propósito de promover relaciones empresariales a largo plazo, lo cual traerá consigo el fortalecimiento de las relaciones contractuales para una futuras contrataciones y por ende la procura la mejora continua del sistema de gestión de HSE. Finalmente, y con el propósito de aportar al crecimiento de nuestras organizaciones y dar cumplimiento con la regulación relacionada con contratistas, podemos desarrollar estrategias de gestión, como lo pueden ser el uso de herramientas tecnológicas que nos faciliten dicha labor y con ello ser cada día más eficaces en la gestión del contratista, así como eficientes en los recursos requeridos para tal fin.

Software para la gestión del contratista

Durante todo el proceso de gestión del contratista, del que hemos ido hablando a lo largo de este artículo, es necesario cumplir con tiempos de entregas de documentación y otro tipo de requisitos, por ello, las organizaciones hacen uso de soluciones tecnológicas HSE. Con HSETools, entre otras funciones, las compañías optimizan la gestión del contratista ya que simplifica la:

Evaluación de proveedores para la contratación
Participación del proveedor con un acceso a terceras partes
Gestión de tareas llevando un control de fechas y plazos
Participación de terceros en el reporting
Privacidad del sistema, haciendo uso de un completo sistema de gestión de permisos

Es imprescindible contar con el control total de la gestión HSE, mucho más allá de la gestión de contratistas. HSETools le permite registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas a través de la automatización de la gestión HSE. Cuenta con módulos como gestión de contratistas, vigilancia de la salud, gestión de riesgos, gestión de incidentes y accidentes, gestión de documentos y registros, planes de acción y programas de control entre otras. Puede revisar el resto de módulos haciendo clic aquí.