Factores externos que afectan a una empresa y al sistema de gestión HSE

Factores externos e internos de una empresa en el sistema de gestión HSE 

La definición de objetivos dentro de un Sistema de Gestión HSE, permite tener un horizonte claro de lo que la organización espera que se logre en un tiempo determinado, en materia de seguridad y salud y medio ambiente.

Al momento de definir estos objetivos, se deben analizar las estadísticas de periodos anteriores con el fin de proponer metas realistas en los plazos establecidos, así como considerar factores internos de la organización para esta definición.

Pero es importante también poder identificar cuáles son los factores externos que pueden llegar a afectar el desempeño y consecución de los objetivos del Sistema de Gestión y, para ello, es importante conocer primero, cuáles pueden ser y, segundo, determinar su impacto.

Qué son los factores externos de una empresa

Para definir el impacto que los factores externos puedan llegar a tener en el Sistema de Gestión HSE, es necesario conocer qué son los factores externos de una organización.

Los factores externos de la organización son todos aquellos que la organización no puede controlar a través de sus procesos y políticas, que, a diferencia de los factores internos como el personal, la cultura organizacional, procesos, etc., sí pueden ser controlados internamente.

El entorno cultural, social, político, legal o financiero; la competencia; nuevos productos que impacten la seguridad y salud de los trabajadores o el medio ambiente, inclusive el clima, son factores externos que la organización no puede controlar.

Muchas veces las organizaciones no son conscientes de estos factores externos y de que estos pueden llegar a afectar su Sistema de Gestión, pero que finalmente, directa o indirectamente, estos factores terminan afectando las decisiones de la organización y terminan teniendo un impacto en ella.

Factores externos que afectan a una empresa: impacto y estrategias

Una vez identificados los factores externos de la organización, es importante evaluar el impacto en el Sistema de Gestión.

Existen diferentes metodologías que permiten realizar ese análisis. El análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades), representa una manera sencilla y eficaz de hacerlo.

Esta metodología ayudará finalmente a tomar decisiones, ya que, resultado del análisis, se podrán definir las estrategias a adoptar para los puntos fuertes y debilidades de los factores externos que afecten a la organización.

En esta metodología, se deben definir 4 cuadrantes (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) en donde se establecen, por cada uno de los factores externos identificados previamente, sus respectivas Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

En cada cruce de los cuadrantes, se deben establecer las estrategias a definir para abordar las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de los factores externos de la organización.

Para realizar el análisis DAFO, es necesario que el profesional HSE se reúna con diferentes actores que permitan tener una perspectiva más amplia de estos factores y estrategias a definir.

Líderes de empleados, líderes de procesos son actores clave que pueden aportar diferentes puntos de vista cuando se esté desarrollando el análisis y definición de estrategias.

Es importante también involucrar a la alta dirección en este proceso, ya que quién más que el líder de la organización, para definir estrategias que permitan minimizar el impacto de los factores externos.

En la reunión de este análisis, cada uno de los actores, de manera libre y espontánea, puede ir dando una lluvia de ideas de lo que considera puede ser un factor externo que afecta a la organización, para posteriormente definir cada uno de sus Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

Finalmente, se reunirán todos los conceptos y puntos en común, y se hará un debate grupal con los conceptos definidos. Resultará un análisis DAFO mucho más completo y objetivo de la situación de la organización.

Gestión del cambio: apoyo para identificar nuevos factores externos

La gestión del cambio en un sistema de gestión HSE permite identificar nuevos peligros en la organización, derivados de la adquisición de nueva maquinaria, infraestructura o derivados de los cambios en los procesos internos de la organización.

Cada vez que se presenten estos cambios, es necesario evaluar si el cambio afectará o no la seguridad y salud de los trabajadores o el medio ambiente, verificar si los peligros ya están identificados, si la valoración de los riesgos cambió y si existen ya controles definidos para mitigarlos.

Este proceso también puede aplicarse para evaluar los factores externos nuevos que se vayan presentando después del análisis inicial.

Este mecanismo garantizará que constantemente se estén identificando, evaluando y definiendo estrategias nuevas para afrontar los factores externos, generando una mejora continua en el Sistema de Gestión.

Revisión por la dirección: valoración de los factores externos

La revisión por la dirección en un sistema de gestión HSE permite mostrar los resultados del desempeño del sistema de gestión a la alta dirección, para que esta determine la pertinencia del mismo.

En esta reunión se deberán llevar diferentes puntos que le permitirán a la alta dirección tener un panorama completo del desempeño.

Resultados de indicadores y objetivos, incidentes, hallazgos, cumplimiento de planes de acción, son algunos de los elementos a considerar para su análisis.

En el desarrollo de esta revisión, será necesario considerar el análisis previo realizado de los factores externos y el cumplimiento de las estrategias definidas en su momento para determinar la eficacia de las mismas.

También es importante haber identificado nuevos factores externos que se pudieron presentar en el periodo para analizar nuevamente, en conjunto con el equipo, las estrategias a implementar para estos nuevos factores.

Diferencia entre factores internos y externos de una empresa

Comprender la diferencia entre factores internos y externos de una empresa es el primer paso para gestionar eficazmente cualquier sistema de gestión HSE. Los factores internos son aquellos sobre los que la organización tiene capacidad de control y decisión: la cultura de seguridad, la formación del personal, los procedimientos operativos, la infraestructura, los recursos económicos o el liderazgo directivo. La organización puede modificarlos, mejorarlos o adaptarlos según sus objetivos HSE.

Los factores externos, en cambio, son variables del entorno que la organización no puede controlar, pero que sí condicionan su desempeño. Cambios en la legislación en materia de prevención de riesgos laborales, fluctuaciones económicas, presiones del mercado, avances tecnológicos o fenómenos climáticos son ejemplos de factores externos que pueden alterar de forma directa la consecución de los objetivos del sistema.

Esta distinción es fundamental porque define el tipo de respuesta que debe adoptar la organización: mientras que los factores internos admiten una gestión directa y correctiva, los factores externos requieren una estrategia de adaptación y anticipación. Un sistema de gestión HSE robusto no puede ignorar ninguno de los dos planos, ya que ambos determinan si la organización es capaz de garantizar entornos de trabajo seguros y sostenibles.

Ejemplos de factores externos que afectan a una empresa y al sistema HSE

Conocer ejemplos concretos de factores externos que afectan a una empresa ayuda a los responsables HSE a anticiparse a situaciones de riesgo y a diseñar estrategias más sólidas. A continuación se recogen los más relevantes:

Cambios normativos y legales. La aprobación de nuevas leyes de seguridad y salud en el trabajo, modificaciones en estándares medioambientales o actualizaciones de normativas ISO obligan a revisar procedimientos, controles y objetivos del sistema. El incumplimiento de estos requisitos puede derivar en sanciones, paralizaciones o daños reputacionales.

Factores económicos y de mercado. Una crisis económica, la subida de costes de materiales o la entrada de nuevos competidores pueden presionar a la organización a reducir inversión en seguridad, lo que aumenta la exposición al riesgo. El sistema HSE debe contemplar estos escenarios para mantener los estándares mínimos exigibles.

Avances tecnológicos. La incorporación de nuevas maquinarias, sustancias químicas o procesos de producción introduce peligros no identificados previamente. Cada cambio tecnológico relevante debe evaluarse desde la perspectiva HSE antes de su implantación.

Factores sociales y culturales. Las expectativas de los trabajadores, la presión social hacia la sostenibilidad o los cambios en los hábitos laborales —como la generalización del trabajo en remoto o la subcontratación— modifican el mapa de riesgos de la organización.

Condiciones climáticas y medioambientales. Episodios de calor extremo, lluvias torrenciales o fenómenos meteorológicos adversos afectan directamente a la seguridad de los trabajadores, especialmente en actividades al aire libre o en sectores como la construcción, la logística o la agricultura.

Contexto político e institucional. La inestabilidad política, los cambios de gobierno o las variaciones en las políticas de inspección laboral pueden modificar el nivel de exigencia del entorno regulatorio y obligar a la organización a adaptar su sistema de gestión de forma urgente.

Identificar y clasificar estos factores mediante herramientas como el análisis DAFO permite convertir amenazas externas en oportunidades de mejora continua dentro del Sistema de Gestión HSE.

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