Cómo definir el impacto de factores externos en el sistema de gestión HSE

Sistema de gestión HSE

La definición de objetivos dentro de un Sistema de Gestión HSE, permite tener un horizonte claro de lo que la organización espera se logre en un tiempo determinado, en materia de seguridad y salud y medio ambiente. Al momento de definir estos objetivos se deben analizar las estadísticas de periodos anteriores con el fin de proponer metas realistas en los plazos establecidos, así como considerar factores internos de la organización para esta definición. Pero es importante también, poder identificar cuáles son los factores externos que pueden llegar a afectar el desempeño y consecución de los objetivos del Sistema de Gestión y, para ello, es importante conocer primero, cuáles pueden ser y, segundo, determinar su impacto.

Conociendo el contexto de la organización

Para definir el impacto que los factores externos puedan llegar a tener en el Sistema de Gestión HSE, es necesario conocer qué son los factores externos de una organización. Los factores externos de la organización, son todos aquellos que la organización no puede controlar a través de sus procesos y políticas, que, a diferencia de los factores internos como el personal, la cultura organizacional, procesos, etc., si pueden ser controlados internamente. El entorno cultural, social, político, legal o financiero; la competencia, nuevos productos que impacten la seguridad y salud de los trabajadores o el medio ambiente, inclusive el clima, son factores externos que la organización no puede controlar. Muchas veces las organizaciones no son conscientes de estos factores externos y que estos pueden llegar afectar su Sistema de Gestión pero que finalmente directa o indirectamente estos factores terminan afectando las decisiones de la organización y terminan teniendo un impacto en ella.

Definir el impacto y estrategias de los factores externos

Una vez identificados los factores externos de la organización, es importante evaluar el impacto en el Sistema de Gestión. Existen diferentes metodologías que permiten realizar ese análisis. El análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades), representa una manera sencilla y eficaz de hacerlo. Esta metodología ayudará finalmente a tomar decisiones, ya que resultado del análisis, se podrán definir las estrategias a adoptar para los puntos fuertes y debilidades de los factores externos que afecten a la organización. En esta metodología, se deben definir 4 cuadrantes (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) en donde se establecen, por cada uno de los factores externos identificados previamente, sus respectivas Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. En cada cruce de los cuadrantes, se deben establecer las estrategias a definir para abordar las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de los factores externos de la organización. Para realizar el análisis DAFO, es necesario que el profesional HSE, se reúna con diferentes actores que permitan tener una perspectiva más amplia de estos factores y estrategias a definir. Líderes de empleados, líderes de procesos son actores clave que pueden aportar diferentes puntos de vista cuando se esté desarrollando el análisis y definición de estrategias. Es importante también, involucrar a la alta dirección en este proceso, ya que quien más, que el líder de la organización, para definir estrategias que permitan minimizar el impacto de los factores externos. En la reunión de este análisis, cada uno de los actores, de manera libre y espontánea, puede ir dando una lluvia de ideas de lo que considera puede ser un factor externo que afecta a la organización, para posteriormente definir cada una de una sus Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Finalmente, se reunirán todos los conceptos y puntos en común, y se hará un debate grupal con los conceptos definidos. Resultará un análisis DAFO mucho más completo y objetivo de la situación de la organización.

Gestión del cambio: Apoyo para la definición de nuevos factores externos.

La gestión del cambio en un Sistema de gestión HSE permite identificar nuevos peligros en la organización, derivados de la adquisición de nueva maquinaria, infraestructura o derivado de los cambios procesos internos de la organización. Cada vez que se presenten estos cambios, es necesario evaluar si el cambio afectará o no la seguridad y salud de los trabajadores o el medio ambiente, verificar si los peligros ya están identificados, si la valoración de los riesgos cambió y si existen ya controles definidos para mitigarlos. Este proceso también puede aplicarse para evaluar los factores externos nuevos que se vayan presentando después del análisis inicial. Este mecanismo garantizará que constantemente se estén identificando, evaluando y definiendo estrategias nuevas para afrontar los factores externos, generando una mejora continua en el Sistema de Gestión.

Revisión por la dirección: último filtro para la identificación y valoración de factores externos

La revisión por la dirección en un sistema de gestión HSE, permite mostrar los resultados del desempeño del Sistema de Gestión a la alta dirección, para que esta determine la pertinencia del mismo. En esta reunión se deberán llevar diferentes puntos que le permitirán a la alta dirección tener un panorama completo del desempeño. Resultados de indicadores y objetivos, incidentes, hallazgos, cumplimiento de planes de acción, son algunos de los elementos a considerar para su análisis. En el desarrollo de esta revisión, será necesario considerar el análisis previo realizado de los factores externos y el cumplimiento de las estrategias definidas en su momento para determinar la eficacia de las mismas. También es importante haber identificado nuevos factores externos que se pudieron presentar en el periodo para analizar nuevamente, en conjunto con el equipo, las estrategias a implementar para estos nuevos factores.

Software HSE

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