Metodologías que puedes usar para definir un plan de emergencias

Plan de emergencias

La definición de plan de emergencias en una organización, es una pieza fundamental que puede llevar en algún momento a definir la continuidad o no de la organización, dependiendo de la preparación y manejo que se le dé a una emergencia manifestada. Existen diferentes metodologías que pueden ser utilizadas para definir un plan de emergencias; independientemente de la que se decida utilizar, lo importante es que se ajuste a las condiciones de la organización. Tal vez el plan de emergencia de la organización A no le aplique en la misma medida que a la organización B, y esto es, porque las condiciones de cada organización no son las mismas y por lo tanto no se puede aplicar, en muchas ocasiones, el mismo plan de emergencias. Para poder definir el plan de emergencias, es necesario tener clara su definición, y no es más que un conjunto de instrumentos ordenados y contenidos en las siguientes categorías para actuar ante una situación de emergencia.

• Procedimientos
• Recursos Humanos
• Recursos Técnicos
• Recursos Financieros

Así mismo, antes de definir el plan de emergencias, es necesario identificar hasta qué punto cada organización es capaz de atender una emergencia con los recursos propios, hasta qué punto su recurso humano interno entrenado para la emergencia puede controlarla y, con base a esto, en qué momento deben interceder organismos externos especializados. Teniendo los conceptos y alcances claros, ahora si podemos iniciar a definir el plan de emergencias, y para ello se deben realizar, como mínimo, los siguientes pasos.

Análisis de Vulnerabilidad

En la definición de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo o de Medio Ambiente, la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, y la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales, es la entrada fundamental para la definición de las actividades de prevención. Así mimo, el análisis de la vulnerabilidad frente a las amenazas a las que puede estar expuesta la organización, es el pilar fundamental para la determinación de los tipos de controles que se deben en tener en cuenta para la atención de la emergencia en caso de que se manifieste. Para poder determinar las amenazas presentes en la organización, es necesario categorizarlas con el fin de no perder de vista alguna amenaza durante la identificación y poder determinar los controles para cada una de ellas. Las categorías que se pueden tener en cuenta para la identificación de las amenazas pueden ser catalogadas de la siguiente forma:

• Naturales: Aquellas amenazas propias de la naturaleza, como huracanes, sismos, inundaciones, etc.
• Antrópicas: Aquellas amenazas derivadas específicamente de las actividades humanas sobre la naturaleza o la población como, por ejemplo, amenazas, de tipo tecnológico, Derrames de productos químicos, etc.
• Sociales: Amenazas derivadas de la omisión de reglas de un sistema que tiene normas o leyes, como, por ejemplo, atentados terroristas, hurtos, guerras, revueltas, etc.

Una vez caracterizadas e identificadas, es necesario evaluar su probabilidad de ocurrencia y su nivel de impacto en las personas, recursos y en los procesos de la organización. Lo anterior con el fin de determinar las amenazas latentes o con mayor probabilidad de ocurrencia o impacto, y sobre ellas determinar así las actividades a realizar en caso de que la emergencia se manifieste.

Definición de roles y responsabilidades

Es indispensable la participación del recurso humano frente al desarrollo y planificación de las actividades que harán parte del plan de emergencias. Es necesario entonces establecer un comité de emergencias con las debidas responsabilidades y niveles de mando que actuarán durante una emergencia. Para ello, se deberá crear un organigrama de los roles que estarán involucrados en una emergencia, asignados a personal de la organización que puedan desempeñar correctamente dicho rol. La definición de la brigada de emergencias y sobre qué tipo de amenazas se deberá capacitar al personal, dependerá de las amenazas identificadas y priorizadas en el análisis de la vulnerabilidad. Es muy importante planificar dentro del plan de emergencias, las actividades de capacitación a impartir al personal que ocupa cada uno de los roles. Estas actividades son el corazón del plan emergencias ya que del conocimiento del personal a actuar en una emergencia dependerá el control de la misma.

Definición de Procedimientos Documentados.

Derivado de la priorización de las amenazas, es necesario establecer procedimientos en los que estarán consignados los pasos o etapas que se deberán llevar a cabo durante cada tipo de emergencias. Es decir, para cada amenaza identificada y valorada existirá un procedimiento. Así pues, podrán existir, por ejemplo, procedimientos en caso de hurto, sismos, incendios, etc. Estos procedimientos deben ser lo más cortos posibles y entendibles para que cualquier persona de la organización pueda realizar los pasos allí consignados. Así mismo deberán estar disponibles para el personal interno como para el personal externo especializado y ser parte de las capacitaciones a impartir.

Definición de recursos disponibles

Para la implementación y desarrollo, se deben establecer los tipos de equipos necesarios para la atención de las emergencias. En esta definición, el personal que apoyará la emergencia, deberá ser capacitado y entrenado en el uso de estos equipos. Así mismo, se debe establecer cuando, dependiendo de la criticidad de la amenaza, serán relevados de la atención de la emergencia el personal propio de la organización por el personal externo especializado. Nunca se pondrá en riesgo innecesariamente al personal interno, si la emergencia supera los recursos disponibles.

Verificación de la eficacia de los controles.

Una vez establecidas las actividades a ejecutar para prepararse ante una emergencia, es necesario evaluar su eficacia posterior a su realización. Por ejemplo, si realizar un simulacro en el tiempo esperado salvará vidas y si se están cumpliendo dichos tiempos. Finalmente, es importante la cooperación mutua entre las empresas colindantes a cada organización con el fin de unir esfuerzos y recursos ante la atención de una emergencia de mayor impacto.

Software HSE

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.