Ejemplos de checklist para la gestión de contratistas

Gestión de contratistas

La gestión de contratistas y proveedores es una de las actividades críticas en muchas empresas que tercerizan servicios por distintas razones como el nivel de especialización en la actividad, costos, o actividades que no agregan valor directamente para estas actividades de trabajo, obtención de materias primas, etc. Estas empresas que prestan servicios o realizan actividades deben cumplir con ciertos criterios y normativas para garantizar el cumplimiento de objetivos como calidad, seguridad y salud, medioambiente o requisitos administrativos de control. Por ejemplo, para alcanzar los objetivos de prevención de riesgos laborales dentro de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo hay que tener una forma para controlar que estas empresas, cumplan con los criterios y normativas definidas por las empresas contratantes y el gobierno. Pues si algún trabajador de las empresas contratadas se lesiona dentro de las instalaciones del contratista, existiría una responsabilidad compartida tanto del contratista como la empresa contratada, una forma de controlar y mitigar esos riesgos sería que la empresa contratista ponga controles para permitir el desarrollo de actividades como por ejemplo solicitar certificados de exámenes médicos, procedimientos de trabajo por actividades, matriz de riesgos y controles, entrega de equipos de protección personal para los trabajadores y documentaciones, demostrar que los trabajadores fueron capacitados para sus actividades. Hay diversas herramientas que utilizamos en la gestión de contratistas, una de ellas es a través de las listas de verificación o Checklist, las cuales nos permiten tener los criterios a evaluar de forma detallada y ordenada muchas de ellas llevadas a preguntas cerradas donde se uniformiza los criterios de cumplimiento del contratista. Es importante que nuestros Checklist puedan representar nuestros estándares de una forma estructurada y sencilla, a continuación, presentamos algunas recomendaciones para el uso adecuado de los Checklist:

1. Evitar las preguntas abiertas:  Trasladar los criterios a evaluar a preguntas cerradas de respuesta SI/NO, de esta forma minimizamos los errores de interpretación de los inspectores.
2. Mientras más sencillo mejor: las preguntas o puntos en los Checklist debe ser lo más sencillas para que la inspección sea rápida y no genere tiempo en interpretar los puntos a evaluar.
3. Uso herramientas tecnológicas que automatizan la generación de Checklist: Hay muchas herramientas tecnológicas que nos facilitan el desarrollo de listas de verificación lo cual facilita y minimiza el tiempo y los procesos para generarlas.

Ejemplos de checklist para contratistas

Proponemos algunos ejemplos de Checklist o listas de chequeo para la gestión de contratistas. Para tener un buen Checklist que nos ayude a facilitar la evaluación de las empresas contratadas primero se debe definir los criterios generales en los que realizaremos la evaluación correspondiente como criterios administrativos, de Seguridad de Salud, procedimientos operativos, estos serán la base para poder definir el grado de cumplimiento que queremos para las actividades que realizarán las subcontratas.

N°	Criterios Generales	SI	NO	NA	Observaciones
1	Cumple con los requisitos Administrativos y contractuales
2	Cuenta con documentación del personal que realice los trabajos
3	Cuenta con Documentación Operativa fichas técnicas, procedimientos.
4	Cuenta con documentación de Vigilancia Médico ocupacional
5	Cuenta con documentación del Sistema de Gestión de Seguridad
6	Cuenta con documentación del Sistema de Gestión de Medioambiente
7	Documentación del sistema de Calidad
8	Auditorías del sistema de gestión calidad, seguridad, salud.
9	Aprobar la auditoría de homologación (si es que lo requiriese).

Tabla N°1. Check List de criterios generales para gestión de contratistas. Luego podemos desglosar cada criterio considerado de la siguiente forma a continuación daremos un ejemplo de Checklist en la gestión de HSE basado en un sistema de gestión ISO 45001 aplicado a contratistas.

N°	Seguridad y Salud en el Trabajo	SI	NO	NA	Observaciones
1	Cuenta con Política de Seguridad y Salud en el trabajo
2	Cuenta documentación del Supervisor o comité de SST
3	Cuenta con Matriz de identificación y evaluación de riesgos IPERC
4	Cuenta con procedimientos de trabajo específicos a realizar
5	Cuenta con Plan, Programa de Seguridad y Salud en Trabajo
6	Cuenta con Plan de Emergencias, contingencias
7	Cuenta con Plan de gestión Medioambiental
8	cuenta con un plan de Salud para vigilancia médica de sus trabajadores
9	Evidencias de entrega de Equipos de Protección personal EPP
10	Cuenta con evidencias de inspecciones de SST
11	Documentación del personal en Salud, certificados de examen médico ocupacional
12	Personal cuenta con capacitaciones programadas Evidencias de cumplimiento
13	Cuenta con indicadores HSE, índice de frecuencia, gravedad, accidentabilidad.

Tabla N°2. Check List HSE, para gestión de contratistas.

Aplicación Checklist

El Software HSE (Health, Safety and Environment) HSETools permite que las organizaciones lleven a cabo la gestión integral. El software cuenta con una solución específica, Inspecciones y Checklist. Con la implementación de esta solución tecnológica, las organizaciones consiguen agilizar sus procesos y mejorar el grado de cumplimiento y efectividad del Sistema de Gestión HSE. Puede inscribirse a una demo gratuita del Software HSE y la Aplicación Checklist en este enlace.