Tips para la gestión documental del contratista en su sistema SSOMA

SSOMA

Documentar tiene sus orígenes en la aparición de la escritura,  la cual se evidencio durante las excavaciones arqueológicas realizadas entre otros lugares en Egipto, en principio los habitantes de Mesopotamia (Sumerios y babilonios ) documentaban a través del uso de tablillas de arcilla y el fin de la documentación era la vigilancia de la población y llevar un control de los aspectos financieros de dichas culturas, desde la fecha hasta hoy ha tenido una inmensa evolución en cuanto  a su aplicación y los medios en los que se lleva la misma desde las tablillas en arcilla hasta los medios digitales y de difusión masiva. La documentación es un aspecto fundamental a la hora de demostrar conformidad tanto de un requisito normativo como de un requisito legal, por ello es primordial que se administre de manera adecuada la información asociada a la gestión de los contratistas en la organización (procedimientos, políticas, formatos, etc.) y también aquellos soportes (Registros) que demuestren que las personas contratadas para las actividades cuentan con las habilidades y formación necesarias para el desempeño de la misma. La gestión documental se podría mirar desde varios frentes entre ellos, los documentos que son netamente de consulta como los procedimientos, protocolos, instructivos, los documentos que son para su diligenciamiento, por ejemplo formatos para permisos de trabajo, encuestas previas al ingreso a las instalaciones, los documentos que  identifican al contratista, los documentos demuestran el cumplimiento de requisitos legales como por ejemplo las afiliaciones a salud a administradoras de riesgos, entre otros.     A continuación, se proponen algunos tips para tener un adecuado manejo de la documentación asociada a los contratistas:

• Crear una estructura dónde se puedan almacenar de manera permanente o temporal los registros que se requieren de los contratistas, esta estructura puede obedecer por ejemplo al nombre del contrato y/o proyecto.
• Centralizar la documentación referente a políticas, procedimientos, instructivos, protocolos a través de un sistema de información hoy en día existen plataformas tecnológicas que permiten tener un acceso oportuno, que los documentos sean perfectamente legibles, que estén identificados y clasificados según sea la conveniencia de la organización, ese acceso a la consulta de la información, debe estar disponible también para que los contratistas previo a la realización de alguna labor puedan descargar y diligenciar o diligenciar directamente en la plataforma los diferentes formatos que se requieran para la realización de la labor.
• Informar al contratista acerca de las plataformas con las que cuenta la organización para la gestión de la documentación, puede ser compartiendo videos breves acerca de cómo acceder para la consulta y descarga de la misma.
• Permitir el diligenciamiento web o a través de app de los permisos de trabajo ya que este tipo de formularios es de uso frecuente en las labores que desempeñen los contratistas.
• Automatizar la gestión de tal forma que antes de que el contratista ingrese a las instalaciones se haya cargado la documentación en una plataforma y que a través de la misma se notifique al responsable de revisión que los datos y documentos anexados están completos y dan cumplimiento a lo solicitado por la organización.
• Establecer una base de datos al interior de la organización dónde se almacenen los registros de cumplimiento de los contratistas ejemplo: certificado de afiliación a salud y/o seguridad social, certificado de afiliación a administradoras de riesgos, entre otros, de esta manera se garantiza el acceso oportuno a la información.
• Realizar revisiones periódicas a la base de datos con los registros con el fin de garantizar que siempre se cuente con los mismos actualizados.
• Automatizar las listas de chequeo en la ejecución de las actividades de tal forma que se garantice a) que la lista se está ejecutando en la ubicación planeada) que se generen informes a partir de la misma plataforma que luego permita la toma de decisiones.

Tanto para las labores que realiza un contratista, como para la gestión del sistema de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente SSOMA, la gestión documental juega un papel muy importante ya que permite gestionar el conocimiento, dar orden y conformidad a los diferentes procesos que se plantea la organización.

Software HSE

Para que los procesos sean más eficaces las organizaciones y las empresas optan por la automatización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo mediante herramientas como el Software HSE. Este software se encarga de dar respuesta a todos los requisitos normativos para su cumplimiento. Con el objetivo de llevar a cabo de forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las distintas empresas y organizaciones, independientemente de su sector y tamaño, hacen uso de esta herramienta que facilita su gestión.