Plataforma HSE centralizada: la clave para gestionar operaciones en múltiples localizaciones

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Una plataforma HSE centralizada es el elemento clave que hace posible a las empresas afrontar con éxito el desafío que representa atender la Gestión HSE. Esta se asocia a muchas obligaciones de cumplimiento, que se multiplican de acuerdo con el número de ubicaciones en las que opera una organización. El incumplimiento en el área HSE tiene costes financieros y reputacionales importantes. Por supuesto, estandarizar los protocolos, los requisitos y las prácticas es la mejor forma de enfrentar el problema. Pero esto no será posible sin una plataforma HSE centralizada.

Por qué las empresas necesitan una plataforma HSE centralizada

Las empresas modernas se alejan del círculo local para ser globales. La operación en múltiples sitios promueve la asociación con contratistas agregando un nuevo desafío para la Gestión HSE, que necesita una herramienta efectiva para afrontar con éxito problemas como los siguientes:

1. Diversidad de marcos regulatorios

Las leyes y regulaciones ambientales o de seguridad y salud en el trabajo aparecen en el ámbito local, regional, nacional o internacional. Incluso empresas con ubicaciones en la misma ciudad pueden estar sometidas a regulaciones diferentes, de acuerdo con la zona en la que estén ubicadas sus instalaciones. El problema se magnifica con el crecimiento de la organización.

2. Diferentes formas de interpretar las normas

Cada ubicación crea un grupo humano diferente, con costumbres, comportamientos y niveles de conocimiento y concienciación diferentes en cuanto a las normas de seguridad o protocolos ambientales. La ausencia de uniformidad genera riesgos de seguridad y de cumplimiento.

3. Formación de silos de información

Las ubicaciones, filiales o sucursales de una organización muestran una tendencia natural para convertirse en islas. Cada ubicación desarrolla procesos, procedimientos y, sobre todo, formas diferentes de recopilar datos y generar informes. Algunas, las más cercanas a la dirección central, utilizarán el software dispuesto por la organización. Otras, más alejadas, podrían encontrar más fácil acudir a las hojas de cálculo. El resultado será una disparidad de formatos y sistemas que hará imposible la comparabilidad de la información. Por supuesto, los equipos HSE no contarán con información integral confiable para la toma de decisiones.

4. Distribución inequitativa de los recursos

Las ubicaciones u operaciones que no tienen un alto valor estratégico para la organización pueden ser desestimadas a la hora de asignar recursos para SST o cuidado del medio ambiente. Es también el caso de las operaciones con contratistas. La distribución desigual de recursos afecta programas de capacitación y formación, asignación de equipos de protección en el lugar de trabajo e, incluso, canales de comunicación efectivos. Existen otros problemas que justifican la implementación de una plataforma HSE centralizada. Sin embargo, estos cuatro son lo suficientemente importantes como para argumentar la necesidad de obtener una forma eficaz, inteligente y moderna de gestionar un programa HSE.

Cómo ayuda una plataforma HSE centralizada a resolver los desafíos

El uso de una plataforma HSE centralizada cambia todo el panorama de la gestión. El enfoque es uniforme, estandarizado, integral y holístico, aunque se trate de ubicaciones en diferentes países o regiones Una plataforma HSE centralizada resuelve los retos planteados y promueve la eficiencia en la gestión a través de diferentes mecanismos y acciones:

Entrega una visión panorámica en tiempo real sobre lo que sucede en cualquier ubicación, cercana o remota.
Ofrece canales interactivos de comunicación que facilitan y promueven la notificación de incidentes o eventos relevantes, así como la colaboración de empleados, contratistas u otras partes interesadas.
Estandariza procesos y prácticas laborales y ambientales sin considerar la procedencia de los trabajadores, su origen, el tipo de trabajo que realicen o la distancia de la dirección central de la empresa.
Entrega de contenidos de capacitación para todos los empleados, en todos los lugares y de acuerdo con su trabajo, las deficiencias que haya identificado la plataforma o la aparición de riesgos nuevos.
Aporta datos y registros inmediatos, facilitando así la visibilidad de tendencias o la aparición de problemas que pueden ser atendidos con la necesaria celeridad.
Garantiza el cumplimiento en todas las ubicaciones, en todos los departamentos y en todas las áreas.
Optimiza el tiempo de los equipos HSE, que ya no tendrán que ocuparse de tareas repetitivas que la plataforma HSE centralizada puede automatizar.
Mejora la eficiencia creando flujos de trabajo automatizados, notificando a las personas que necesiten realizar alguna tarea y generando alertas sobre incumplimiento, retrasos u omisiones.
Facilitar la comunicación fluida entre equipos HSE ubicados en zonas distantes.

Funcionalidades mínimas que se deben revisar en una plataforma HSE centralizada

Las organizaciones necesitan una plataforma HSE centralizada para obtener o mejorar, la visibilidad, la comunicación, el cumplimiento y la calidad de la información. La suma de estos elementos genera una Gestión HSE que mejora la marca, es eficiente y beneficia a las personas, a la organización, a sus empleados y al medio ambiente. Para que esto sea así es preciso verificar que la plataforma HSE centralizada cuente con algunas funcionalidades mínimas:

Accesibilidad en tiempo real desde cualquier tipo de dispositivo móvil a información ubicada en la nube, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Algunas soluciones permiten el acceso sin conexión a Internet para avanzar en algunas administrativas que se completan tan pronto se restablece la conexión.
Flujos de trabajo automatizados, pero personalizables y configurables, de tal forma que se puedan atender contingencias o particularidades específicas de una sección o una ubicación.
Canales de comunicación de doble vía inmediatos con empleados, contratistas u otras partes interesadas.
Alertas y notificaciones sobre incumplimientos, sobre vencimiento de licencias o permisos, sobre atraso en tareas o sobre la falta de documentación requerida a un empleado o un contratista.
Generación de informes inmediatos en tiempo real, algunos de ellos gráficos, en los que sea posible identificar puntos críticos o lugares en los que se están presentando problemas inmediatos (mapas de calor).
Integración con otras herramientas ofimáticas o con aplicaciones de la organización para la gestión financiera o de recursos humanos, por ejemplo.
Recopilación y análisis de grandes cantidades de datos utilizando desarrollos tecnológicos como Big Data y Blockchain, generando escenarios predictivos útiles para planificar el futuro de la gestión.

Una plataforma HSE centralizada entrega muchos beneficios a organizaciones de cualquier tamaño, aunque las mejoras y el ROI de la solución pueden ser más notables en empresas en crecimiento o que ya cuenten con sucursales o filiales o en diferentes ubicaciones. La disminución sustancial de los costes de la Gestión HSE es un resultado inmediato. Por supuesto, la garantía de cumplimiento de las regulaciones pertinentes evitará el pago de sanciones, de multas o el cierre de una operación. La elección de la plataforma HSE centralizada adecuada, implica considerar las funcionalidades y los desafíos mencionados.

Software HSETools

Una de las características que diferencia al Software HSETools es su arquitectura modular, que no impide que cada una de las secciones del software pueda operar de forma autónoma. De esta manera, cada organización puede estructurar una solución de acuerdo con sus necesidades actuales y sus expectativas hacia el futuro. Contribuir a una gestión estratégica eficiente mediante la implementación de programas HSE es el objetivo de uno de los módulos que conforman esta plataforma. Para conocer más en profundidad esta herramienta tecnológica solo tienes que contactar con nuestros asesores o participar en una demo online totalmente gratuita.