Herramienta de gestión de contratistas: cómo agilizar y optimizar la interacción con contratistas

Una herramienta de gestión de contratistas efectiva agiliza las tareas necesarias para garantizar una relación amable y productiva con una fuerza laboral externa y eventual, pero que presta un servicio que resulta estratégico para la organización. Ese es el motivo de que todo lo relacionado con su gestión resulte de enorme importancia. La relación de las organizaciones con terceros, de hecho, tiene infinidad de matices. Por esa razón, es de enorme utilidad apoyarse en un alidado tecnológico, en una herramienta de gestión de contratistas. ¿Qué puede hacer un software para gestionar contratistas y cómo puede agilizar y optimizar la interacción con ellos? Lo explicamos a continuación.

Qué es una herramienta de gestión de contratistas

Un software, una plataforma o una herramienta de gestión de contratistas, es un desarrollo tecnológico que automatiza y agiliza muchas tareas necesarias para que el ciclo de vida de un contrato se cumpla sin dificultades. Además de ello, permite una interacción constante, fluida y bidireccional entre el contratista y la organización. Esta herramienta, por otra parte, permite inspeccionar, revisar, monitorear y registrar las actividades y el cumplimiento del contratista con las normas de seguridad y salud en el trabajo, el avance del proyecto, incidentes o accidentes, etc. También es un instrumento para promover la productividad.

Por qué utilizar una herramienta de gestión de contratistas

Automatización y digitalización son dos términos de uso común en todas las áreas de una empresa moderna. Ambos se utilizan para referirse a la incorporación de un software o una solución informática que asumirá alguna función. Aunque las dos palabras, y sobre todo lo que significan, van de la mano, no son lo mismo.

• La automatización es la capacidad para realizar tareas de forma programada, que no autónoma, sin requerir la participación de un ser humano, por lo menos mientras la configuración de la tarea automatizada se mantenga.
• La digitalización es la conversión a un formato digital o transmisión de información, documentos, registros y cualquier dato con el que sea necesario alimentar el sistema para que entregue los resultados esperados.

La digitalización agiliza tareas, ahorra tiempo y disminuye costes. Es, además, una práctica sostenible con alto impacto positivo sobre el medio ambiente. Las dos, automatización y digitalización, son parte de la herramienta de gestión de contratistas. Ese es el primer argumento para utilizar este tipo de soluciones, pero hay más.

1. Verifica el cumplimiento normativo

La herramienta de gestión de contratistas hace algo que representa un verdadero desafío para muchas empresas que se apoyan contratistas: monitorea, supervisa y registra el cumplimiento del contratista de las normas internas, pero especialmente las de seguridad y salud en el trabajo. El software hace algo más que eso: alerta sobre el incumplimiento y lo notifica a los interesados dentro de la organización y al mismo contratista.

2. Monitoreo constante y en diferentes lugares

Una de las razones por las que una empresa decide utilizar contratistas para el desarrollo de un proyecto es la movilidad que caracteriza a estos trabajadores. Representa una oportunidad, pero también puede ser un enorme reto. Una herramienta de gestión de contratistas facilita la vigilancia permanente y en cualquier lugar del mundo.

3. Asegura el cumplimiento

Los contratistas asumen ciertas obligaciones de cumplimiento: normativo, de seguridad y salud en el trabajo, contractuales, etc. La organización asume otras con el contratista y también con reguladores o con el Estado. Del cumplimiento de todas obligaciones depende una relación cordial, colaborativa y fructífera con los contratistas. El software de gestión de contratistas es una herramienta valiosa para vigilar el cumplimiento en todos esos frentes.

4. Evita errores

La capacidad de automatización que ofrecen las soluciones digitales SST permite eliminar el error humano en más del 90 % de la gestión. En el caso de terceros, estas herramientas ayudan a que los pagos se hagan a tiempo, a que el contratista reciba el Equipo de Protección Individual necesario, los tiempos de ejecución del contrato se cumplan y todo el ciclo de vida del contrato esté controlado desde la selección hasta el cierre.

Desafíos a los que se enfrenta la gestión de contratistas

Otra mirada a las funcionalidades que aporta una herramienta de gestión de contratistas es la que se puede dar a través de los desafíos que enfrenta la gestión en las empresas modernas:

1. Volatilidad del marco regulatorio

Las normas y las leyes sobre contratación terceros, sobre obligaciones de seguridad y salud en el trabajo o sobre el cumplimiento de obligaciones contractuales y comerciales son muchas y muy dinámicas. Cumplir implica verificar las competencias del contratista, comprobar su experiencia y su formación y aplicar debida diligencia hasta un determinado nivel de profundidad. Si los contratistas provienen de otro país o trabajan en otro continente, el reto adquiere proporciones colosales. Con un marco regulatorio siempre cambiante, el desafío es navegar por un escenario complejo y en evolución. La herramienta de gestión de contratistas automatiza muchos procesos de selección, verificando la información, comparándola con los requisitos exigidos, actualizando las normas y alertando sobre el incumplimiento.

2. Exceso de documentación

Un problema recurrente en la gestión es la producción de documentos. La creación, modificación, almacenamiento, actualización y archivo es un obstáculo que es necesario superar. Se trata de evaluaciones SST, pólizas de seguros, contratos, certificaciones, recibos de entrega de elementos de protección personal, manuales de uso o reportes de incidentes, entre muchos otros. Una herramienta de gestión de contratistas facilita gran parte del trabajo. Este tipo de soluciones entrega funcionalidades de gestión documental que permiten almacenar con seguridad todos los documentos, hacerlos accesibles para los perfiles de seguridad autorizados, actualizar y desechar y conservar trazabilidad de todos los cambios.

3. Flujos de trabajo complicados que consumen mucho tiempo

Los flujos de trabajo en el ciclo de vida de una relación con contratistas son extensos, intrincados y complejos. Son más diversos, provienen de diferentes lugares, son intermitentes, hay mayores obligaciones de cumplimiento, el número de documentos es mucho más alto, etc. El resultado es un consumo de tiempo que significa costes. Una herramienta de gestión de contratistas asume este desafío con automatización y digitalización. La plataforma automatiza muchas de las tareas, gestiona los documentos en formato digital, notifica a quien sea necesario y sigue un flujo de trabajo estandarizado eficiente y preciso.

4. Dificultad en la comunicación

Una adecuada comunicación con los contratistas es un elemento esencial en una relación cordial con ellos. Sin embargo, la distancia, la movilidad, y la velocidad con la que a veces pasan los terceros se convierte en un problema para la gestión. La comunicación es necesaria para impartir instrucciones, para informar sobre cambios en el proyecto o en las normas o tan solo para exigir cumplimiento ante un retraso injustificado. El contratista también necesita comunicarse con la empresa para obtener retroalimentación, para reportar un incidente o un accidente, para expresar alguna duda o una inconformidad. La herramienta de gestión de contratistas entrega funcionalidades que permiten a contratistas y empresa obtener canales de interacción fluidos, instantáneos y que permiten entregar información en cualquier formato: audio, vídeo, imágenes, diagramas, texto, etc.

Beneficios de crecer con una herramienta de gestión de contratistas

Las empresas obtienen interesantes ventajas al trabajar con contratistas, determinantes al desarrollar proyectos que, de otra forma, no hubiera sido posible desarrollar. Estos también promueven la transferencia de conocimiento y su movilidad los hace muy valiosos, siempre que se logre generar una sinergia de trabajo que facilite el crecimiento y la satisfacción de ambas partes. Una herramienta de gestión de contratistas aporta muchos beneficios a la organización que la utiliza para escalar:

• Eficiencia y escalabilidad, al eliminar cuellos de botella, optimizar procesos y mejorar la producción.
• Reducción de costes, al disminuir el consumo de papel y de horas hombre de trabajo en procesos de selección, seguimiento y cierre de contrato.
• Asegura el cumplimiento normativo, con lo que se protege la reputación de la organización y se elimina el coste de sanciones, multas o cierre de operación.

Software HSETools

El Software HSETools es una herramienta tecnológica objetivo es ayudar a las organizaciones a optimizar su gestión en todos los aspectos. Se trata de una plataforma modular que cuenta con un módulo específico para la gestión de contratistas. Este incorpora todas las funcionalidades imprescindibles para conseguir una relación fructífera y fluida con terceros. La plataforma, por otra parte, es flexible y escalable, lo que significa que puede crecer con la organización e incorporar otras funcionalidades a medida que se necesiten. Puedes solicitar más información a nuestros asesores o comprobar de primera mano cómo funciona en una Demo online gratuita.