Requisitos del proveedor según CAE. ¿cómo definirlos?

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Definir los requisitos del proveedor para la Coordinación de Actividades Empresariales

Teniendo en cuenta el incremento en lo relacionado con el número de actividades subcontratadas en el mercado, se hace relevante la necesidad del establecimiento de actividades empresariales coordinadas entre Contratantes, Proveedores y Contratistas; lo anterior con el objetivo de realizar gestión conjunta en pro de la prevención de lesiones y enfermedades de la población trabajadora. En España, el Real Decreto 171/2004, desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales, en donde se especifican las medidas mínimas para el establecimiento de elementos de coordinación entre las empresas principales y las concurrentes en los centros de trabajo. Dentro de los factores a tener en cuenta y que relaciona el Real Decreto 171/2004, podríamos destacar lo relacionado con los requisitos y métodos de trabajo a ser implementados por las empresas contratistas en el centro de trabajo, por lo cual muchas veces la pregunta que nos puede surgir al respecto estaría enmarcada en ¿Cómo definir estos requisitos?

Como definir los requisitos al proveedor según CAE

Nivel de riesgo asociado con las actividades desarrolladas por el contratista:

El nivel de riesgo generado por las actividades realizadas por el contratista en el centro de trabajo son claves al momento de determinar los requisitos que este deberá cumplir en lo relacionado con la prevención de lesiones y enfermedades en los trabajadores. Toda vez que entre más elevado sea el nivel de riesgo, así mismo deberán ser tanto el número, así como el nivel de exigencia de los requisitos en Seguridad y Salud en el Trabajo al contratista. Ejemplo de ello podríamos citar la diferencia en los requisitos a exigir a un contratista que desarrollará trabajos en alturas, respecto a uno que desarrollará limpieza interna de oficinas; al primero de ellos tanto el número, así como el nivel de exigencia de los requisitos deberá ser más estricto; por tanto, sería viable exigirle certificaciones de los trabajadores que acrediten el poder realizar este tipo de trabajos, validar la autenticidad de estas certificaciones, verificar la calidad y el uso de los EPPs al momento de ingresar al área de trabajo, etc,

Número de trabajadores y/o duración del contrato:

El tiempo de duración del contrato y el número de trabajadores son un referente para el establecimiento tanto del número de requisitos al contratista, así como el nivel de exigencia de estos.

Requisitos al proveedor y/o contratista según cae

Mediante el Decreto 171/2004 se especifican las medidas mínimas para establecer elementos de coordinación entre las empresas principales y las concurrentes en los centros de trabajo; por tanto, y teniendo en cuenta las recomendaciones mencionadas anteriormente, a continuación, relacionaremos algunos de aquellos requisitos a exigir a los proveedores y/o contratistas para el establecimiento de la Coordinación de Acciones Empresariales.

Informar sobre los riesgos específicos de las actividades que desarrollen en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las otras empresas concurrentes en el centro.
Realizar la evaluación de los riesgos relacionados con las actividades desarrolladas en el centro de trabajo.
Determinar las acciones preventivas producto de la evaluación de riesgos realizada.
Informar las acciones preventivas a desarrollar antes del inicio de las actividades.
Cuando se produzca un cambio en las actividades desarrolladas o situaciones de emergencia y que sean relevante a efectos preventivos, se deberá informar acerca de los riesgos generados por estas, así como de las acciones preventivas a desarrollar.
Cuando producto de las actividades desarrolladas por el contratista se generen riesgos calificados como graves o muy graves, estos deben ser informados por escrito.
Cuando se produzca un accidente de trabajo, este deberá ser informado por parte del contratista al empresario contratante y demás empresarios concurrentes en el centro de trabajo.
Comunicar de inmediato toda situación de emergencia que pueda afectar la Seguridad y Salud de los Trabajadores concurrentes en el área de trabajo.
Establecer o participar en los medios de coordinación que se consideren necesarios para la prevención de riesgos laborales.
Comunicar a sus trabajadores respectivos la información e instrucciones recibidas del empresario titular del centro de trabajo o contratante.
Cumplir las instrucciones dadas por el empresario principal o contratante respecto a los métodos de trabajo seguro en los centros de trabajo.
Acreditar por escrito al empresario principal o contratante lo relacionado con el cumplimiento de las obligaciones en materia de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo.

Posibles acciones conjuntas

Finalmente podríamos concluir que el espíritu de la Coordinación de Acciones Empresariales está encaminado hacia la implementación de acciones conjuntas entre contratante y contratista o empresas concurrentes en un mismo centro de trabajo, las cuales a su vez deberían estar enfocadas en los siguientes aspectos:

Intercambio de información y comunicaciones entre contratante y contratista.
Establecimiento de comités de Seguridad y Salud en el trabajo; al igual que la realización de reuniones periódicas de estos.
Establecimiento de procedimientos, protocolos de actuación y acciones conjuntas encaminadas a prevenir lesiones y enfermedades de los trabajadores.
Designación de recursos para la coordinación de acciones preventivas

Software para la gestión de contratistas

Las organizaciones que cuentan con proveedores y contratistas o coordinación de actividades empresariales (CAE), deben realizar su gestión de un modo unificado, de esta manera, se logra favorecer su involucración dentro del sistema HSE y, además, se garantiza la seguridad de la información tratada. Para lograrlo, muchas de estas empresas están haciendo uso de soluciones tecnológicas, como es el caso de HSE Soft. HSETools le ayudará registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas gracias a la automatización de la gestión HSE. En el ámbito de la gestión de contratistas, esta solución le permitirá:

Mejorar las relaciones y las actividades de los diversos contratistas y partes interesadas de la organización.
Unificar la información de los contratistas y así facilitar la explotación de la información, generando si es necesario reportes para presentar a gerencia.
Inventarios, categorizar y realizar el ciclo de vida completo de los contratistas y de sus empleados.
Contar con un sistema de alertas para asegurar que las tareas se están ejecutando a tiempo.
Suministrar a sus contratistas un portal particular desde el cual reportar la información que se le solicite.
Garantizar la confidencialidad de la información almacenada en el sistema.

En definitiva, con este software se identifican de forma correcta a los contratistas, logrando su involucración total en el sistema. Igualmente, emplea plantillas preconfiguradas con la estructura deseada para solicitar la información o requisitos a los contratistas y facilita, por ejemplo, el cumplimiento de las entregas establecidas en un tiempo concreto.