Seguridad de contratistas: claves para una gestión eficaz con tecnología

La seguridad de contratistas es un área de la gestión HSE que merece especial atención y asignación de recursos propios, entre los que destacan los tecnológicos. Hay que tener en cuenta, en este aspecto, que la fuerza laboral externa suele seguir procedimientos y estándares de seguridad diferentes, de ahí la necesidad de una gestión de contratistas eficiente en todos los aspectos. La fuerza laboral externa es diversa, pluricultural y dispersa. Por esas mismas razones los protocolos de seguridad de contratistas y los estándares de cumplimiento son disímiles y no siempre ajustados a las mejores prácticas. La seguridad de contratistas, no gestionada de forma adecuada, podría afectar a los resultados del programa de seguridad para los empleados de la empresa, generando riesgos adicionales y brechas de cumplimiento que pueden deteriorar el buen trabajo hecho hasta el momento por los equipos de seguridad y salud en el trabajo.

Cuáles son los desafíos que conlleva la seguridad de contratistas

Garantizar la seguridad de contratistas es una tarea que implica superar retos específicos. Se trata de desafíos que es preciso afrontar para poder aprovechar las grandes oportunidades que la fuerza laboral externa representa para un número creciente de empresas. El primer paso para hacer frente a los retos es conocerlos para después entender cómo la tecnología puede convertirse en el mejor aliado de cualquier organización en el propósito de garantizar la seguridad de contratistas. Entre esos desafíos cabe destacar los siguientes:

1. Diversidad de culturas de seguridad

Los protocolos de seguridad de contratistas son dispares. Pasan por muchos procesos de capacitación y por enfoques diferentes sobre la seguridad, algunos muy estrictos, otros más laxos. Las diferencias generan grietas de seguridad que pueden terminar afectando a los empleados directos de la empresa.

2. Desconocimiento del sitio y las condiciones de trabajo

Para muchos contratistas, el lugar en el que desarrollarán sus tareas es desconocido. En la misma medida, los riesgos son extraños, pero no por ello inexistentes. Si algo se debe reconocer en los contratistas, como fuerza de trabajo de excepcional capacidad, es la confianza en sí mismos y en sus capacidades. El exceso de confianza, sumado al trabajo en un área desconocida, crea un escenario proclive a accidentes, lesiones o incluso, consecuencias aún más graves.

3. Falta de recursos para revisar certificaciones y verificar su validez y actualidad

Muchos contratistas pueden necesitar acreditar capacitación para trabajar en condiciones excepcionales. También puede ser preciso demostrar experiencia en el uso de algunos equipos de protección en el lugar de trabajo o conocimiento práctico sobre operación segura de algún tipo de maquinaria. Si se piensa en un solo trabajador, la tarea puede ser demandante cuando se trata de varias certificaciones sobre las cuales es preciso verificar su validez y su actualidad. En un grupo numeroso de contratistas, cada uno con requisitos de experiencia y formación disimiles, los equipos de gestión de contratistas encuentran un desafío de dimensiones colosales.

Cómo gestionar la seguridad de contratistas

Una primera conclusión que se puede extraer es que la seguridad de contratistas no se puede garantizar sin contar con soporte tecnológico para un sistema de gestión estructurado, diseñado y planificado con exclusividad para la atención de las condiciones únicas que plantea la contratación de fuerza laboral externa. La gestión de seguridad de contratistas necesita procesos claros y eficaces que permitan asegurar el cumplimiento, el respeto por las normas de seguridad y la adopción de las mejores prácticas de seguridad y salud en el trabajo, asistidas por la tecnología adecuada. Algunas de las estrategias para garantizar la seguridad de terceros, que solo funcionarán utilizando una plataforma de gestión de contratistas adecuada, son las siguientes:

1. Estandarizar los procesos de selección e incorporación

La etapa de selección, calificación, aprobación e incorporación conforma la base sólida sobre la que se construirá una relación contractual y profesional fructífera, para contratistas y para empleadores. Los errores que se comentan en este momento repercutirán durante la ejecución del proyecto e, incluso, en el cierre del contrato. También lo harán los aciertos. Por eso es importante estructurar un proceso en el cual se preste especial atención a:

• Calificación de los contratistas, basada en la debida diligencia sobre cada uno de ellos, verificando sus credenciales de capacitación y experiencia, su historial de cumplimiento en otras organizaciones y sus registros de incidentes y accidentes. Todo ello enfocado en la seguridad de contratistas y la de los empleados propios.
• Personalizar la capacitación inicial de acuerdo con las exigencias y particularidades del trabajo para cada contratista. La plataforma de gestión identificará las necesidades de cada contratista y, de acuerdo con ellas, entregará los contenidos que el trabajador revisará, aprenderá y sobre los que responderá pruebas virtuales.
• Entrenar a los trabajadores para realizar tareas específicas antes de iniciar la jornada diaria. Este tipo de capacitaciones se diferencian de las generales en lo particular de los temas que se abordan, que se refieren a las tareas reales que asumirá el trabajador en ese día. Estas capacitaciones han demostrado un alto impacto en la prevención de riesgos de seguridad de los contratistas.
• Recorrer la instalación o el campo de trabajo, asumiendo una mirada crítica, revisando los posibles riesgos no identificados y advirtiendo las necesidades específicas sobre el uso de elementos de protección personal.

2. Centralizar la gestión de datos, información y documentos

Una de las grandes dificultades en la gestión de contratistas es el almacenamiento, consulta, disposición y gestión, de documentos, registros, datos y cualquier tipo de información que genera la relación con terceros. Certificados, acreditaciones, contratos, reportes de seguridad o informes de avance de la tarea, son muchos documentos que se multiplican de forma exponencial cuando se trata de varios contratistas. La gestión en papel o las hojas de cálculo dejan de ser una opción. La única opción viable es la automatización y digitalización de la gestión, que, entre otros beneficios, ayuda a:

• Crear fichas de contratistas completas en las que se acumulan todos los registros sobre eventos relevantes, como incidentes, accidentes, calificación del desempeño, tarifa, disponibilidad, especialidades, etc.
• Alertar sobre el vencimiento de una capacitación, un permiso, una licencia, o cualquier otro tipo de circunstancia sujeta a la aprobación de un tercero o un regulador.
• Evaluar el cumplimiento regulatorio relacionado con la presentación de soportes de capacitación, registros, actualización de datos, certificados, acreditaciones, permisos, etc.

3. Auditar la gestión, el desempeño y el cumplimiento

La única forma para saber si las condiciones de seguridad de contratistas son buenas, aceptables o deficientes es revisar el sistema y evaluar el desempeño de los trabajadores y de la organización. Existen varios métodos para comprobar la efectividad del sistema:

• Evaluaciones de seguridad periódicas que pueden realizarse antes, durante o después de la jornada de trabajo. El objetivo es comprobar el funcionamiento de las medidas de seguridad, el uso correcto de los equipos de protección personal y el cumplimiento de los estándares mínimos de seguridad dispuestos por los equipos de HSE.
• Inspecciones durante la jornada laboral, en las que se pueden identificar problemas que no se perciben cuando los trabajadores están ausentes. Es importante documentar y reportar en tiempo real los hallazgos que se encuentran durante estas inspecciones por medio de una aplicación accesible desde cualquier tipo de dispositivos móviles.
• Calificación del desempeño de los contratistas basada en criterios como cumplimiento del cronograma de trabajo, calidad del servicio prestado, cumplimiento de las normas de seguridad, conformidad con los requisitos regulatorios y resultado final de la tarea contratada.

Cómo puede la tecnología garantizar la seguridad de contratistas

Una plataforma especializada en la gestión de riesgos de los contratistas resuelve problemas recurrentes en empresas que necesitan de estos trabajadores para su crecimiento y expansión: falta de tiempo para acometer tantas tareas simultáneas, posibilidad de error humano, accesibilidad inmediata a la información y los documentos y posibilidad de obtener reportes inmediatos sobre cualquier evento que comprometa la seguridad de contratistas. Son problemas que no podrían ser resueltos utilizando procesos manuales o basados en hojas de cálculo. Una plataforma especializada en gestión de contratistas eficaz debe entregar las siguientes funcionalidades en su paquete básico:

• Bases de datos de contratistas, que pueden ser filtradas con base en especialidad, experiencia, tarifa o calificación entre otros factores relevantes.
• Gestión de documentos digitalizados que automatice la solicitud de acreditaciones, almacene la información en una ubicación centralizada, emita alertas sobre el vencimiento de permisos o licencias o advierta sobre el incumplimiento de algún requisito regulatorio o la autenticidad de una certificación.
• Monitoreo y supervisión constantes de la evolución del trabajo del contratista, enfocada en dos aspectos: cumplimiento del cronograma de trabajo y de las especificaciones técnicas de la tarea y respeto de las normas SST.
• Accesibilidad para los contratistas, en tiempo real, desde cualquier lugar y en cualquier momento, a través de dispositivos móviles, para recibir contenidos sobre seguridad de contratistas, prevención de riesgos, especificaciones técnicas del proyecto o para reportar incidentes o condiciones de trabajo generadoras de riesgos.
• Auditorías, revisiones e inspecciones automatizadas que permitan verificar el cumplimiento y el estado general del sistema, así como la aparición de riesgos no identificados.
• Control y automatización durante todo el ciclo de vida del contrato, verificando los aspectos de seguridad, los económicos, los regulatorios y los de calidad.

Software HSETools

El Software HSETools es un desarrollo tecnológico alojado en la nube y basado en las tecnologías más avanzadas, entre ellas Inteligencia Artificial, Big Data y Blockchain. Entre otros, esta plataforma entrega un módulo específico para Gestión de Contratistas, especializado en la automatización de procesos asociados a este tipo de fuerza laboral. El módulo se puede vincular a otros también incluidos en la plataforma, como Gestión de Empleados, Gestión de Riesgos o Requisitos HSE para diseñar soluciones personalizadas. Además, el software solución se integra con facilidad a las herramientas ofimáticas de las que disponga la organización. Puedes comprobar todas las ventajas de esta avanzada herramienta participando en una DEMO online completamente gratuita o solicitando más información a nuestros consultores. Solo tienes que contactar aquí.