Gestión de riesgos de los contratistas: razones para utilizar soluciones digitales

La gestión de riesgos de los contratistas se ocupa de identificar, evaluar, categorizar, priorizar, eliminar o mitigar el impacto de las amenazas asociadas al uso de fuerza laboral externa. La dependencia creciente de terceros por parte de muchas organizaciones hace que la gestión de contratistas sea clave dentro de sus políticas HSE. La gestión de riesgos de los contratistas es un área que no solo protege a los trabajadores contratados bajo esta modalidad. También la empresa elimina o previene riesgos de cumplimiento, de seguridad y salud en el trabajo y de seguridad de la información, entre otros, que de no hacerlo le resultarían muy costosos.

Por qué es importante la gestión de riesgos de los contratistas

Los contratistas están expuestos a muchas eventualidades. Los riesgos de seguridad y salud en el trabajo, ocupan el primer lugar. En algunos casos, existen riesgos particulares que se asocian a esa modalidad de contratación. Se trata de riesgos que no solo amenazan la integridad del trabajador. Ponen en peligro la relación con todos los trabajadores, la reputación de la organización, el futuro del proyecto en el que se emplean contratistas y, por supuesto, los costes financieros ocasionados por multas, sanciones o pérdida de licencias. Por eso es tan importante la gestión de riesgos de los contratistas. Y por eso es necesario, antes de abordar de las razones para digitalizar la gestión, hacer un repaso por los riesgos específicos que se asocian a esta fuerza laboral.

Amenazas específicas que aborda la gestión de riesgos de los contratistas

Las organizaciones utilizan contratistas como una estrategia que les hace ganar competitividad. Los contratistas aportan conocimientos, habilidades y experiencia que la organización requiere para ejecutar un proyecto de alto valor. Tampoco hay que olvidar la facilidad de movilidad y translación de esta fuerza laboral, que representa una gran oportunidad para la empresa. Las oportunidades y beneficios son muchos, pero existen riesgos que es preciso tratar para aprovecharlos:

• Cumplimiento: los contratistas pueden utilizar procedimientos o protocolos diferentes. Estas diferencias pueden causar brechas de cumplimiento o riesgos para los trabajadores y para la organización, que podría incurrir en multas o sanciones.
• Fallos y problemas por falta de conocimiento y experiencia: sucede especialmente en lo relacionado con normas internas de la organización.
• Seguridad de la información: los contratistas tienen acceso a documentos, políticas, procedimientos, etc. El acceso a información privilegiada y confidencial compete también a la gestión de riesgos de los contratistas.
• Riego reputacional: incidentes, disconformidades o incluso incidentes de seguridad en el trabajo en los que se vean involucrados contratistas pueden poner en peligro la reputación de la marca.
• Responsabilidad civil: los actos de los contratistas en el ejercicio de su trabajo pueden causar daños a personas fuera de la organización, a empleados o a otros terceros. Son afectaciones que pueden ser objeto de litigios judiciales, con las consecuencias previsibles para la empresa.
• No conformidad con los requisitos técnicos del trabajo contratado: la calidad del trabajo puede no ser la esperada o la requerida. Es un riesgo financiero, reputacional y operacional.
• Incumplimiento en los plazos previstos para la entrega: el retraso en la entrega acarrea problemas con los clientes, sobre costes financieros, mayor consumo de materiales y aumento en la cobertura de las pólizas de seguros, entre otros.
• Problemas internos con los empleados: la falta de integración entre contratistas y empleados puede entorpecer los procesos internos, ralentizar el trabajo y obstaculizar el logro de objetivos.

Cómo desarrollar la gestión de riesgos de los contratistas

El primer paso es identificar los riesgos, priorizarlos de acuerdo con la probabilidad de ocurrencia y la gravedad del impacto. Con una lista priorizada, el siguiente paso es diseñar e implementar estrategias para eliminar, mitigar, compartir, trasladar o aceptar los riesgos, en ese orden. La etapa de selección y calificación es el momento más oportuno para la gestión de riesgos de los contratistas. En ella será posible incluir requisitos contractuales que eliminen o mitiguen riesgos, contratar pólizas para compartir algunos, implementar programas de capacitación en seguridad laboral o redactar documentos de confidencialidad y de responsabilidad. Por supuesto, la debida diligencia es una herramienta eficaz para prevenir los riesgos que representa un contratista que no posea la experiencia y la calificación necesaria o que no cuente con las referencias laborales requeridas. Concluida la etapa de selección, la organización puede realizar actividades de monitoreo y supervisión para reducir el riesgo de incumplimiento normativo, incumplimiento regulatorio o incumplimiento operativo. La gestión de riesgos de los contratistas es un proceso continuo y cíclico. Nuevos contratistas y nuevos proyectos implican nuevos riesgos y, por ello, nuevas estrategias para tratarlos.

Por qué digitalizar la gestión de riesgos de los contratistas

Una plataforma de gestión de contratistas permite adoptar un enfoque integral, sistemático y eficiente. Se evita que algún riesgo quede fuera del radar, se mejora la consistencia en los resultados y se asegura el desarrollo transparente y tranquilo de un proyecto que beneficia a trabajadores y empresas.

1. Mejora la eficiencia de los procesos

Procesos como la revisión y aprobación de documentos en la etapa de incorporación, debida diligencia, evaluaciones de desempeño o finalización del contrato, entre otros, se ejecutan de forma automática. El resultado, además de la agilidad, es la precisión y la eliminación del error humano.

2. Asegura información suficiente, confiable y oportuna

Un software de gestión de contratistas puede almacenar una base de datos con una ficha única para cada contratista en la que se acumula información sobre su desempeño, su calificación, su especialidad, sus fortalezas y debilidades y su tarifa, entre otros criterios útiles para seleccionarlo para desarrollar futuros contratos.

3. Supervisa y monitorea de forma constante

Una plataforma especializada en gestión de riesgos de los contratistas monitorea de forma constante su trabajo. Verifica el cumplimiento normativo y regulatorio, el avance del proyecto y, de paso, identifica elementos o factores que pueden representar riesgos no identificados. Esto lo hace en tiempo real, por lo que los informes adquieren un alto valor para la gestión.

4. Interactúa con otras aplicaciones de la organización

Compartir información con aplicaciones de áreas como recursos humanos, finanzas, contabilidad, legal y cumplimiento, entre otras, permite obtener información valiosa para realizar una gestión de riesgos integral, en la que nada relevante queda fuera de la evaluación.

5. Escala con la organización

Una solución eficaz para gestionar contratistas está lista para eventos como el crecimiento del número de contratistas o la diversificación de lugares en los que la organización ejecuta proyectos con estos trabajadores, aun cuando estos lugares se encuentren fuera del país.

6. Garantiza el cumplimiento

La relación con los contratistas representa un alto volumen y diversidad de obligaciones de cumplimiento. Es un volumen demandante y complejo: existen obligaciones legales, de seguridad del contratista, de privacidad de datos, económicas, regulatorias, etc. La automatización evita que alguna obligación quede fuera, almacenado una base de datos en la que se asocian las tareas necesarias para cumplir con los requisitos. Además, crea flujos de trabajo para que los empleados realicen las tareas necesarias, notificando a las personas adecuadas y alertando sobre incumplimiento o la formación de cuellos de botella, todo ello en tiempo real.

7. Reduce los costes de la gestión

La gestión de riesgos de los contratistas, tal como se ha planteado, demandaría la incorporación de un alto número de empleados que consumirían tiempo, recursos físicos, tecnológicos y financieros, sin llegar a los resultados que entrega un software para control de contratistas. Una solución digital automatiza procesos, reduce costes, elimina la posibilidad de sanciones, evita litigios judiciales y protege la reputación de la organización.

Software HSETools

El Software HSETools es una plataforma diseñada para optimizar la gestión de contratistas y empleados, de los aspectos ambientales y, en general, de la gestión estratégica HSE. Todo ello con una gran ventaja: se trata de un software que utiliza arquitectura modular, lo que hace que la organización pueda elegir los módulos que necesita en cada momento, entre ellos el de gestión de contratistas. La plataforma incorpora todas las funcionalidades que una organización moderna pueda requerir. A pesar de ello, su manejo y control son muy sencillos, como puedes comprobar en una demo online gratuita. Si te interesa obtener más información, solo tienes que contactar con nuestros consultores.