Los 5 principales riesgos de gestionar procesos de gestión de la seguridad laboral de forma manual

Los procesos de gestión de la seguridad laboral desarrollados en papel, o en algunos casos asistidos por hojas de cálculo, presentan fisuras y brechas que permiten la proliferación de riesgos. Al contrario, la tecnología provee las herramientas suficientes para garantizar una eficiente gestión de documentos y registros, esencial para enfrentarse a las amenazas y evitar incumplimientos. La exposición al error humano, el consumo desmesurado de horas de trabajo o la imposibilidad para obtener trazabilidad de la información y de los documentos son dificultades que presenta la gestión manual. Por eso, la reducción de costes relacionados con la seguridad depende en buena medida de la automatización de los procesos de gestión de la seguridad laboral.

Riesgos de los procesos de gestión de la seguridad laboral que se realizan de forma manual

La principal motivación para contar con procesos de gestión de la seguridad laboral es, por supuesto, garantizar la integridad y el bienestar de las personas. Es la principal, pero no la única. Cumplir con leyes, decretos, normativas o regulaciones es también un objetivo válido y relevante. Mejorar la percepción como empleador, aportar valor a la marca, mejorar la reputación corporativa o cumplir requisitos exigidos en algunos mercados también justifican invertir en la seguridad en el trabajo. Pero lo más importante es entender que hay un buen número de riesgos que se pueden evitar automatizando los procesos de gestión de la seguridad laboral.

1. Exceso de trabajo, costes y recursos en general

En un escenario teórico, se presenta un incidente que causó lesiones a varios trabajadores en un lugar remoto. Los equipos de seguridad se desplazan hasta él para recopilar la información que les permita investigar la causa raíz, evaluar los riesgos y proponer acciones correctivas. El proceso de implementación de una acción correctiva, verificada y comprobada, puede llevar semanas. En una gestión manual hay una inversión considerable en horas de trabajo y recursos, además, se generan decenas de documentos que es necesario almacenar y que no siempre son accesibles o se pueden compartir. De esta forma, no es posible afrontar una gestión de riesgos proactiva.

2. Trabajar con datos, cifras e indicadores desactualizados

La gestión de la seguridad de los trabajadores requiere reacción inmediata y, para ello, es preciso obtener una visión en tiempo real de lo que ocurre. Solo en la medida en que los equipos de seguridad tengan acceso a información inmediata podrán tomar mejores decisiones e implementar sobre la marcha estrategias efectivas. Planificar estrategias de seguridad en el trabajo con base en información obsoleta producirá el efecto contrario: los empleados estarán expuestos a nuevas amenazas y se estará empleando tiempo y dinero de forma inútil.

3. Riesgo de incumplimiento normativo y regulatorio

Una de las razones para implementar procesos de gestión de la seguridad laboral es garantizar el cumplimiento de normas, leyes y regulaciones. El incumplimiento genera costes por sanciones y, además, afecta la reputación de la empresa. El espectro regulatorio es amplio, existen obligaciones de cumplimiento normativo de HSE para la industria, nacionales, internacionales, etc. Son obligaciones dinámicas, en constante evolución: aparecen nuevas, otras se eliminan, algunas adicionan o retiran requisitos. Incluso en empresas de gran tamaño, resulta poco eficiente destinar a una persona o a un equipo para monitorear la evolución del marco regulatorio.

4. Formación de silos de información

El principal problema asociado a la gestión manual es la dificultad para compartir la información, integrarla y evaluarla en conjunto. Los procesos de gestión de la seguridad laboral basados en papel o en hojas de cálculo generan grandes cantidades de documentos que se almacenan en el área que los produce. Es difícil confrontar esos documentos y compararlos con los generados en otras áreas. Aparecen los llamados silos de información que impiden una evaluación integral, identificar tendencias, establecer oportunidades de mejora o formas de optimizar el uso de recursos destinados a la seguridad.

5. Reacción retardada a incidentes y accidentes

El mayor beneficio en la automatización es la inmediatez para responder ante un evento negativo que tiene la capacidad para lesionar a las personas. Es, en contraposición, la mayor desventaja de los procesos de gestión de la seguridad laboral manuales. La automatización permite actuar de inmediato. Un trabajador puede reportar un incidente, desde cualquier lugar y en cualquier momento, utilizando todo tipo de recursos: texto, voz, imágenes, etc. Por su parte, los equipos de seguridad pueden iniciar la investigación en remoto y actuar en tiempo real para evitar un evento con mayor capacidad lesiva.

¿Qué procesos de gestión de la seguridad laboral automatizar?

La recomendación inicial es automatizar todos los procesos de gestión SST e, incluso, los de gestión ambiental. Por supuesto, es probable que la organización opte por un modelo de implementación escalonado. Para ello, una plataforma HSE de carácter modular resultaría ideal. Así, los cinco primeros procesos para automatizar serían los siguientes:

• Gestión de incidentes, que permita a los trabajadores reportar incidentes, casi accidentes o accidentes en el momento en que ocurren, adjuntando información en cualquier formato y a través de cualquier dispositivo móvil.
• Gestión de riesgos, con funcionalidades que procesen grandes cantidades de datos en pocos segundos, que permitan identificar tendencias, utilizar modelos predictivos o una matriz de riesgos, entre otras herramientas.
• Gestión de empleados para identificar brechas de capacitación, elaborar programas de formación anuales y evaluar los resultados de la capacitación.
• Gestión de auditorías, inspecciones y revisiones para potenciar la capacidad de mejora continua que ofrecen estas herramientas de comprobación y verificación del estado de la gestión.
• Gestión de contratistas para dinamizar la contratación de terceros, atendiendo todas sus particularidades y generando relaciones perdurables, colaborativas y recíprocas.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución que responde a las necesidades relacionadas con la seguridad de los trabajadores, pero también a las que tienen que ver con la gestión ambiental. Se trata de una plataforma modular, de modo que las organizaciones pueden seleccionar los módulos que necesitan en un momento determinado y ampliarlos en el futuro según sus necesidades. Es una solución tecnológica compleja, con numerosas funcionalidades. Es, a la vez, una plataforma intuitiva y fácil de utilizar, desarrollada con base en Inteligencia Artificial y dotada con herramientas de procesamiento de datos avanzadas. Para conocerla en profundidad, puedes contactar con nuestros asesores o participar en una demo online completamente gratuita. Solo tienes que inscribirte aquí.