Desafíos HSE en la gestión del teletrabajo: cómo garantizar el bienestar de los empleados remotos

La gestión del teletrabajo, y el trabajo desde el hogar, son elementos normales, heredados de una condición excepcional, como lo fue la emergencia sanitaria acaecida en años recientes. El trabajo desde el hogar dejó de ser la excepción para convertirse en parte de la nueva normalidad. Los beneficios lo justifican: evitar tiempos de desplazamiento, mayor calidad de vida para los empleados, disminución de impacto ambiental, menores costes para la organización y para el trabajador… Pero también hay desafíos. Temas como Seguridad de la Información, productividad y, especialmente, Seguridad en el Trabajo, plantean preocupaciones para la organización y para los profesionales en esta área. Surge entonces la gestión del teletrabajo como un apartado adicional a la Gestión HSE. La inquietud es ¿cómo afrontar los desafíos HSE en la gestión de teletrabajo? Es el tema que abordamos a continuación.

¿Cómo afrontar los desafíos HSE en la gestión del teletrabajo?

La gestión del teletrabajo encuentra múltiples desafíos que, no obstante, se pueden agrupar en cuatro áreas. Desglosamos cada una de ellas y aportamos algunas sugerencias para reducir los riesgos y garantizar la seguridad de los trabajadores en su hogar:

1. Ergonomía

Los empleados que trabajan en el hogar pueden tener la tentación de pasar todo el día trabajando en la cama. Es el primer reto que afronta la gestión del teletrabajo. Aun los que adecúan un espacio en áreas como la sala de estar u otra estancia, pueden encontrar dificultades para cumplir con las mínimas normas de ergonomía. Trastornos músculo esqueléticos, afectación de la columna vertebral, disminución de la productividad, y otros malestares físicos que pueden convertirse en crónicos, son algunas de las consecuencias predecibles.

¿Cómo afrontarlo?

El empleado necesita entender que no está solo en la transición hacia el trabajo en el hogar. Es importante que las obligaciones en cuanto al uso de mobiliario y equipos ergonómicos se documente y se comunique al empleado. El cumplimiento requiere verificación en visitas rutinarias al hogar del trabajador. Entre otros aspectos específicos es preciso definir y verificar:

• Altura adecuada de sillas y escritorios.
• Ubicación de ordenadores, impresoras y otros dispositivos que utiliza el trabajador para desempeñar sus tareas.
• Accesorios como teclados y mouses, con diseño ergonómico que se adapten a la forma de la mano y a la orientación natural del trabajador (zurdo o diestro).
• Iluminación adecuada para las horas que trabajará el empleado y las tareas que realizará.
• Presupuesto económico del coste de las adaptaciones que requerirá el puesto de trabajo en el hogar. Los puede absorber la organización o compartirlos con el empleado.
• Programar rutinas de pausas activas y descansos, que puedan ser monitoreados y compartidos a distancia.
• Establecer canales de comunicación para que el trabajador hable sobre incomodidad o problemas ergonómicos, o para que comparta sus sensaciones positivas con respecto a su puesto de trabajo en casa.
• Entregar literatura e instructivos sobre buenas prácticas para trabajo en casa.

2. Salud mental

El segundo reto, y no menos importante, que afronta la gestión del teletrabajo es la salud emocional y mental del trabajador. Trabajar desde casa es un anhelo para muchas personas. Pero la difusa línea entre la vida familiar y la vida laboral genera los primeros problemas para la salud mental. Es un desafío que requiere el acompañamiento cercano de la organización. Algunas causas de problemas psicológicos o mentales son la sensación de soledad, aunque el trabajador esté rodeado de sus familiares, la ausencia de sus compañeros de trabajo genera ansiedad y estrés. Para algunos trabajadores remotos, los conflictos hogareños cotidianos se convierten en factor de perturbación. No poder separar los problemas económicos o de convivencia del hogar es, finalmente, una causa más de agotamiento mental.

¿Cómo afrontarlo?

La organización debe acompañar al trabajador en su proceso de transición hacia el trabajo en casa. Sin embargo, en el punto que nos ocupa la gestión del teletrabajo corre el riesgo de resultar invasiva o intrusiva. Es importante recordar que se trata del espacio íntimo del trabajador y su familia. Algunas recomendaciones útiles son:

• Mantener comunicación abierta, constante y amigable con el trabajador. La comunicación cercana hace que el empleado se sienta cómodo y libre para comentar situaciones cotidianas en el hogar que tienen la capacidad para afectar su salud mental.
• Aceptar y expresar la diversidad y la inclusión. Las diferencias culturales, étnicas, políticas o de género, alcanzan inusitada relevancia cuando el empleado realiza sus tareas desde casa.
• Contratar terapeutas que atiendan online a los empleados que declaren necesitar ese servicio. Estas terapias, cuando no son cubiertas por los programas de salud estatales, pueden ser compartidas en su coste por el empleado y la organización.
• Programar y promover charlas o conversatorios sobre salud mental y emocional, ansiedad, estrés y otras condiciones que menoscaban la estabilidad emocional del trabajador, con especialistas reconocidos.
• Respetar con exactitud los horarios de trabajo. Para algunas organizaciones, y en particular para algunos directores de área, parece que el horario de trabajo desaparece cuando el trabajador está en casa.
• Respetar los tiempos de vacaciones y días libres. Este es otro punto que parece ser olvidado, incluso por los mismos empleados, cuando se trabaja en casa.

3. Gestión de riesgos de seguridad en el trabajo

La sala de la casa puede encubrir riesgos para el trabajador tan lesivos como los que aparecen en las instalaciones de la empresa. De hecho, la posibilidad de controlar riesgos en la empresa, en un entorno único y conocido, es una ventaja. La gestión del teletrabajo enfrenta tantos escenarios diferentes como trabajadores remotos tiene la organización. Esto es un problema serio. Los controles diseñados dejan de funcionar y es preciso apelar a la creatividad y a un nuevo conocimiento.

¿Cómo afrontarlo?

A pesar de la diversidad y la dispersión de los diferentes sitios de trabajo, es preciso buscar puntos comunes que permitan diseñar estrategias útiles para la gestión de la seguridad en tantos lugares. Algunas recomendaciones son:

• Realizar Inspecciones presenciales o virtuales para identificar riesgos generales en el hogar, como instalaciones eléctricas defectuosas, escasa iluminación, contaminación auditiva, objetos que pueden caer, obstáculos que pueden causar tropiezos, piso irregular o mojado, superficies lisas, entre otros.
• Comunicar al trabajador la obligación de disponer de equipos contra incendios.
• Realizar simulacros virtuales de evacuación o de respuesta ante incidentes disruptivos de alto riesgo como sismos, inundaciones o incendios.
• Diseñar una red de comunicaciones de emergencia, que prevea varios canales, como teléfonos móviles, teléfonos fijos, cuentas de correo electrónico…
• Establecer un punto de encuentro en caso de emergencia.
• Ofrecer capacitación en primeros auxilios y atención en caso de emergencia o accidente de trabajo.
• Incluir las recomendaciones como obligaciones del empleado en contratos y políticas.

4. Cumplimiento

El último grupo de preocupaciones para la gestión del teletrabajo lo conforman las obligaciones de cumplimiento. Es un desafío que reviste especial complejidad para las organizaciones que tienen teletrabajadores en otras ciudades, países o continentes.

¿Cómo afrontarlo?

El cumplimiento en el área de HSE es tema prioritario para la Alta Dirección y para los encargados de la gestión. Son muchos los frentes a cubrir: locales, nacionales, internacionales… Algunas formas de asegurar la conformidad son:

• Obtener información precisa y confiable sobre requisitos legales y regulatorios en cada uno de los lugares en los que hay teletrabajadores.
• Solicitar conceptos legales de profesionales reconocidos en cada uno de los lugares, incluso en la misma ubicación de la organización.
• Automatizar la gestión HSE, para identificar requisitos de cumplimiento, necesidades de formación, facilitar el registro de incidentes, casi accidentes y accidentes desde cualquier espacio del mundo y facilitar la interacción de los teletrabajadores.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución modular, diseñada para automatizar la gestión HSE en organizaciones de todos los sectores y de todos los tamaños. Es modular porque cada módulo que conforma la solución puede trabajar de forma independiente, con eficiencia máxima. Esto significa que la organización puede elegir los módulos que requiere y contratar los que necesite en el futuro, de acuerdo con su crecimiento. Hoy queremos hablar del Módulo de Gestión de Personas, que es el que se ocupa de la gestión del teletrabajo, tema que nos ocupa en el momento. El próximo martes puedes ver cómo funciona, online, y sin coste alguno. Sólo necesitas tomar un lugar aquí.