Cómo evaluar las necesidades de formación en 5 pasos

Establecer las necesidades de formación y capacitación es uno de los elementos indispensables en la construcción de un espacio de trabajo seguro y amable con el medio ambiente. Evaluar esos requerimientos es otro punto importante en la Gestión HSE. Evaluar las necesidades de formación es una tarea que requiere una guía. No contar con una hoja de ruta retrasará el logro del objetivo esencial, que es establecer brechas y calificar el rendimiento de los programas de formación, los temas y los mecanismos de capacitación elegidos. ¿Cómo hacerlo? Lo resolvemos a continuación.

¿Cuáles son los pasos para evaluar las necesidades de formación de una organización?

La formación es un elemento muy importante en la Gestión HSE. Para las organizaciones que adoptan estándares de cumplimiento es un requisito de obligatorio cumplimiento. En algunas legislaciones establecer y evaluar necesidades de formación es también una imposición regulatoria. El espectro de temas a incluir en el calendario anual de capacitación es, sin embargo, muy amplio. Esto dificulta la tarea y explica la necesidad de contar con un paso a paso para evaluar las necesidades de formación. Estos cinco pasos son una buena guía para llevar a cabo la tarea:

1. Evaluar el contexto general

Una revisión al panorama general es un buen punto de inicio. En particular, conviene revisar si se han presentado problemas o existe evidencia sólida sobre problemas que tengan su origen en una deficiencia de formación o capacitación. Estas señales aparecen en reportes o informes presentados por los mismos empleados o sus supervisores, en los que declaran que no saben hacer algo o que no están preparados para asumir una responsabilidad dentro del programa HSE.

2. Identificar el eslabón débil de la cadena

En el primer paso se esbozan algunos hallazgos importantes. Pero esos hallazgos no son la raíz del problema. Es importante identificar con precisión el punto débil dentro del proceso de formación que genera la deficiencia encontrada. En algunos casos, el problema está en una redacción errónea en un manual de procedimiento. En otros, sencillamente no se ha contratado el programa de formación indicado. La calidad del proveedor de la formación o los temas que conforman el programa, suelen ser puntos débiles recurrentes identificados en este segundo paso de la evaluación de las necesidades de formación.

3. Establecer objetivos relevantes

Como todos los proyectos importantes, el de evaluar las necesidades de formación también requiere planificación. Y para ello, es importante definir los objetivos, y asegurar que estos sean relevantes: alcanzables, medibles, reales y fijados para un periodo de tiempo determinado. Algunos ejemplos de objetivos válidos son:

• Incrementar el número de trabajadores capacitados.
• Obtener indicadores reales sobre la absorción de conocimiento.
• Verificar la actualidad e idoneidad de los contenidos de los programas.
• Establecer el impacto de la formación en la mejora de los indicadores de Gestión HSE.

4. Evaluar opciones de formación

La información recopilada en los tres pasos anteriores, y la visión general sobre las necesidades de formación sobre temas de gestión HSE, permiten al equipo coordinador del programa contar con los elementos necesarios para seleccionar opciones. Entre otros, es importante considerar los siguientes factores:

• Reconocimiento de la institución que ofrece los programas, de sus docentes y sus contenidos.
• Actualidad de los contenidos y concordancia con los estándares de gestión reconocidos a nivel internacional.
• Modos de formación: presencial, semi presencial, e-learning…
• Acreditación o titulación de los programas.

5. Crear un cronograma de cumplimiento

El paso final es establecer un cronograma para el cumplimiento de cada una de las etapas y el alcance de los objetivos propuestos. Para un equipo de Gestión HSE, tener en la mente cada una de las actividades propuestas, verificar su cumplimiento y establecer que se dé en el momento indicado, puede ser una tarea que supere sus capacidades. Es por lo que este último paso, así como la identificación inicial de necesidades, la evaluación de opciones y otros hitos en el proceso de evaluación de necesidades de formación, fluirán con mayor facilidad contando con el apoyo tecnológico adecuado.

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