Permisos de trabajo digitales. Ventajas de implementarlos en su organización.

Permisos de trabajo digitales

Los permisos de trabajo digitales son herramientas fundamentales en el desarrollo de ciertas actividades no rutinarias, que necesitan ser aprobadas por una persona o grupos de personas con el fin de que puedan llevarse a cabo, usualmente los permisos de trabajos son utilizados para aquellas actividades de alto riesgo o actividades críticas como, por ejemplo: trabajos en alturas, espacios confinados, energías peligrosas entre otras. Estos permisos no son los mismos para cada actividad, cada permiso deberá contener aspectos y campos asociados a la propia tarea a desempeñar, es por tanto que las variedades de permisos de trabajo dependen de las actividades que desarrollan las empresas, por ende, para aquellas empresas que, por su actividad económica, necesitan estos permisos de trabajo, deberán establecer buenas prácticas en la disposición de los permisos, la planificación del mismo, la entrega, y por supuesto firmas o autorizaciones de la labor. Todas estas actividades suponen un gasto económico y de tiempo bastante importante, en cuanto a intermediaciones se refiere. Por lo tanto, con el fin de hacer un uso más eficiente de estos recursos y que a su vez fomente una cultura de trabajo eficiente y ágil, automatizar este proceso dentro de las organizaciones, será una decisión clave para cualquier grupo organizacional.

Tomar la decisión de hacer uso de permisos digitales

Todo cambio dentro de las organizaciones en muchas ocasiones suelen ser todo un reto, esto considerando cierta resistencia por parte de los colaboradores al intentar establecer nuevas metodologías de trabajo por medio de la tecnología. Por lo cual, es labor de la alta dirección principalmente, fomentar la flexibilidad de los colaboradores en la gestión operativa, toda vez que implementar una nueva tecnología que pretenda aumentar la eficiencia operativa es considerada como una responsabilidad de todos, disposición en todas y cada una de las partes involucradas. En la planeación de los permisos de trabajo digitales, es fundamental contar con la participación activa de los propios conocedores de la labor, esto va a permitir que estos sientan que en verdad son considerados en todo el proceso de diseño, planificación y uso, y de esta manera puedan llegar a ser más proactivos en el uso de la tecnología como aliado en la ejecución de sus labores, además, serán los propios colaboradores quienes solicitarán los permisos, por ende no hay nadie más preparado que ellos mismos, los cuales conocen muy bien la labor a realizar.

Ventajas de la implementación de permisos digitales

• El diseño del permiso puede ser modificado y/o actualizado rápidamente, considerando sus versiones anteriores como trazabilidad de información relevante.
• No requieren de un espacio físico específico para su almacenamiento, en donde, en ocasiones no se garantizan las condiciones para su conservación.
• Permiten que se puedan analizar todos los permisos por ciertas características de manera rápida y efectiva, permitiendo además la generación de reportes que reflejen el comportamiento de estos permisos durante las propias labores.
• Para aquellos permisos en los que intervienen varios actores, un permiso digitalizado permite que esta gestión de aprobación de actores sea rápida y sin pérdida de información.
• Registros como información documentada de fácil acceso, según los permisos que tengan los colaboradores.
• Los permisos de trabajo digitales, permiten obtener evidencias en tiempo real de posibles inconsistencias que se puedan encontrar durante la ejecución de la tarea, o cualquier otro tipo de evidencias.
• Permiten relacionar requisitos, guías, formatos digitales que puedan complementar los permisos de trabajo, justificaciones entre otros.