Gestión de contratistas paso a paso. ¿Cómo proceder?

Pasos en la gestión de contratistas

La gestión de contratistas es uno de los procesos más importantes para aquellas organizaciones que por su actividad económica requieren de terceros que puedan proveerles de bienes o servicios con el fin de completar su cadena de valor. Esto es así no solo por el simple hecho de que son los contratistas quienes proveen de los servicios, si no que, por su propia actividad, es necesaria tener garantías de seguridad y salud en la prestación de los servicios en todo momento durante la duración de los contratos o vinculaciones laborales, cualquiera que estas sean. Es por esta razón, que es fundamental conocer cuáles son las principales etapas de gestión en el manejo de contratistas, las responsabilidades y deberes de cada uno de los actores principales, los cuales trabajan en pro de la consecución de los objetivos organizacionales.

Como es una adecuada gestión de contratistas

Para una adecuada gestión de contratistas es importante inicialmente conocer muy detalladamente la necesidad que se desea satisfacer, es decir, cuando manifestamos por requerimientos que es necesario adquirir la tercerización de un servicio. Es clave que este requerimiento se encuentre muy bien fundamentado, esto considerando todas aquellas variables que pueden afectar el proceso entre las cuales se encuentra la inversión económica y de calidad. Por otra parte, ser conscientes de lo que implica tener personal externo dentro de las instalaciones, a los cuales se les debe garantizar su bienestar e integridad durante toda la jornada de trabajo, es un papel demasiado importante y que tiene mucho que ver justamente con la definición de roles y responsabilidades como actores claves en el desarrollo de las actividades.  

Consideraciones previas a la vinculación

1. Para realizar la vinculación de un externo o tercero a la organización, es clave que como encargados de dicha labor tengamos establecidas ciertas políticas de vinculación, evaluación y terminaciones de contrato, donde se consideren todas aquellas variables que son de obligatorio cumplimiento por cada una de las partes, conocidos también como compromisos, esto permite tener una visual mucho más clara y concisa de lo que puede llegar a ocurrir en términos de accidentalidad y cuál sería el correcto proceder en dichos casos.
2. Es necesario identificar cuáles son aquellos proveedores críticos, evaluarlos con respecto a los riesgos a los cuales se ven expuestos y la importancia de los productos o servicios que ofrecen. Listado de contratistas claves.
3. Recolección de requerimientos de contratistas, ¿Quién(es) requieren un contratista y por qué?
4. Apertura de postulaciones y entrega de requisitos específicos (Definir el tipo de contratista a contratar, su consolidación como contratista es importante con el fin de determinar el tipo de vinculación que este va a tener con la organización, esta etapa es clave considerando que se determinan acuerdos como los pagos, evaluaciones, entregas entre otros.
5. Evaluación de postulados y selección de contratistas, siendo uno de los pasos más importantes dentro de la gestión, toda vez que es en este momento donde previa evaluación y valoración se determina quien o quienes eran las personas que van a estar compartiendo usualmente las actividades y/o instalaciones como contratistas.

Consideraciones durante el ejercicio del trabajo del contratista

Durante el ejercicio de trabajo por parte de los contratistas, es clave considerar lo siguiente:

1. Que todos y cada uno de estos contratistas, o en su mayoría los más críticos, estén evaluados en la matriz de riesgos de los contratistas.
2. Poder ofrecer herramientas de autogestión para la entrega de soportes en términos de requerimientos por parte del contratante
3. Evaluación del desempeño. Esta es una de las etapas que suelen ser de mayor relevancia para definir la continuidad o no de dicho contratista, dentro de los principales factores que se consideran en esta evaluación, están los de la seguridad y salud, el comportamiento de los colaboradores externos, su disposición para seguir las normas de trabajo, la calidad de los propios entregables entre otros.

Factores claves en la gestión segura de contratistas

Durante el ejercicio de las actividades de contratación, es fundamental considerar requerimientos del tipo:

• Exámenes médicos ocupacionales (Pre ingreso, periódicos o de seguimiento, egreso o salida)
• Análisis de riesgos de puestos de trabajo o matriz de riesgos
• Sus propios elementos de protección personal o equipos de protección colectiva para aquellas tareas de alto de riesgo
• Formación en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente, personal calificado o requisitos mínimos de formación
• Afiliaciones a la seguridad social

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