Etapas de la gestión del contratista en el sistema HSE

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Gestión del contratista

En el sistema HSE de una organización, la gestión del contratista abarca las interrelaciones de la compañía con terceros durante la adquisición de bienes, servicios y/u obras que son demandados para el progreso de su fin social. Este proceso, comienza y termina los acuerdos contractuales alcanzados, gestiona el suministro material y personal, además de que lleva a cabo una verificación del cumplimiento de las condiciones convenidas entre las partes. Se trata de un proceso en el que la empresa contratante, requiere una necesidad de bienes, servicios y/u obras. Estos requerimientos deberán estar ceñidos a los principios y normas establecidas por la organización durante la contratación. EL proceso termina cuando la empresa contratante acepta y recibe los bienes, servicios y/u obras al cumplir con el fin contractual que se determinó. Aunque para cada organización puede existir particularidades, a continuación, vamos a identificar y desarrollar las etapas y las actividades de la gestión del contratista.

Etapa de planeación

Identificación de las necesidades de bienes, servicios y/u obras: Durante esta actividad se establece las necesidades de bienes, servicios y/u obras de la organización.
Realización de estudios previos: donde se ejecutan los estudios indispensables para conocer las condiciones de mercado, los proveedores, costos, etc.
Análisis de riesgos: Se identifican, analizan y evalúan los riesgos vinculados, con el objetivo de establecer las peticiones o no de garantías conforme a la naturaleza y requisitos del contrato.
Autorización para dar comienzo con el proceso de contratación: se confecciona la solicitud de autorización, emitiéndose al personal capacitado para su aprobación.

Etapa precontractual

Solicitud de la oferta: En la que se establecen en términos generales, el objeto, plazos del proceso y contrato. Además de los requerimientos de participación, la metodología y criterios de evaluación, las definiciones técnicas y las garantías.
Publicación de los términos: La oferta se publicará de un modo público (por ejemplo, a través de la página web de la organización o en un medio de comunicación) o de forma privada (siendo enviada directamente a las empresas que deseen que participen).
Observación y modificación de los términos: Los involucrados envían las observaciones a los términos y estas serán analizadas para en caso necesario, realizar las modificaciones necesarias y comunicarlas.
Recepción de propuestas: Se reciben las propuestas en tiempo y forma
Evaluación de las ofertas: Se llevan a cabo la valoración de las propuestas y se desarrolla un informe en el que queda reflejada la evaluación, donde se incluyen las observaciones y aclaraciones producidas.
Análisis y evaluación de la recomendación de oferta: El informe de evaluación es analizado y en caso necesario, se cumplen las recomendaciones convenientes sobre la adjudicación del contrato.
Aceptación de la oferta: Se acepta o rechaza la oferta.
Formalización del acuerdo sobre la oferta: es aquí donde se comunica el resultado según sea necesario.
Revisión y firma del contrato: Se revisan los documentos que conforman el contrato, para así hacer el envío al contratista.

Etapa contractual

Seleccionar al supervisor del contrato: en este caso realizará las funciones relativas a su cargo para garantizar que se cumple el proceso en los tiempos marcados.
Cumplimiento del contrato: El personal responsable de la organización garantiza que el cumplimiento del contrato se lleva a cabo en función de los requisitos y las garantías estipuladas.
Bienes, servicios y/u obras: Coordinación de entregas, envío de pedidos, recepción, aceptación o rechazo al no cumplir con las especificaciones y características determinadas en el contrato.
Gestión de pagos: Se revisan las facturas y cobros.
Suspensión de contratos de forma temporal: Cuando las condiciones lo requieran y se justifiquen, se procederá a la suspensión temporal del contrato, dejando por escrito, las fechas de reanudación.

Etapa de liquidación

Entrega y finalización del contrato: Se realiza un informe de aceptación de las especificaciones y características de entrega de los bienes, servicios y/u obras. Si lo que se entrega, no corresponde con lo establecido en el contrato, se deja constancia, procediendo en cada caso como corresponda.

Software para la gestión del contratista

Durante todo el proceso de gestión del contratista, del que hemos ido hablando a lo largo de este artículo, es necesario cumplir con tiempos de entregas de documentación y otro tipo de requisitos, por ello, las organizaciones hacen uso de soluciones tecnológicas HSE. Con HSETools, entre otras funciones, las compañías optimizan la gestión del contratista ya que simplifica la:

Evaluación de proveedores para la contratación
Participación del proveedor con un acceso a terceras partes
Gestión de tareas llevando un control de fechas y plazos
Participación de terceros en el reporting
Privacidad del sistema, haciendo uso de un completo sistema de gestión de permisos

Es imprescindible contar con el control total de la gestión HSE, mucho más allá de la gestión de contratistas. HSETools le permite registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas a través de la automatización de la gestión HSE. Cuenta con módulos como gestión de contratistas, vigilancia de la salud, gestión de riesgos, gestión de incidentes y accidentes, gestión de documentos y registros, planes de acción y programas de control entre otras. Puede revisar el resto de módulos haciendo clic aquí.